Buchungslauf erstellen — Handbuch

Was ist ein Buchungslauf?

Ein Buchungslauf fasst alle fälligen Beiträge Ihrer Mitglieder zu einem bestimmten Stichtag zusammen. Für jeden Beitrag wird ein Snapshot der Zahlungsdaten angelegt — so sind spätere Änderungen an Bankverbindungen oder Beitragsbeträgen von der laufenden Abrechnung getrennt.

Buchungsläufe werden als SEPA-Lastschrift (pain.008) oder als Rechnung (Papier/E-Mail) ausgeführt. Der komplette Prozess läuft im Club-Panel unter Finanzen → Buchungsläufe.

Voraussetzungen

Mindestens ein Beitragstyp ist angelegt (Finanzen → Beitragsarten).
Mindestens einem Mitglied ist ein Beitrag mit Fälligkeitsdatum zugewiesen.
Ein aktives Vereinskonto (IBAN/BIC) ist hinterlegt (Einstellungen → Bankverbindungen).
Für SEPA: Mitglieder haben eine gültige Bankverbindung mit Mandat.

Schritt 1 — Basiseinstellungen

Schritt 1: Name, Stichtag und Beitragsauswahl

Klicken Sie auf Neuer Buchungslauf. Im ersten Schritt legen Sie fest:

Name — interner Bezeichner, z.B. „Jahresbeitrag 2025".
Stichtag — alle Beiträge, deren nächste Fälligkeit ≤ diesem Datum liegt, werden einbezogen.
Beiträge einschränken (optional) — wenn Sie nur bestimmte Beitragstypen abrechnen möchten.

Tipp: Lassen Sie das Feld „Beiträge einschränken" leer, um alle fälligen Beiträge zu erfassen. Nutzen Sie die Einschränkung z.B. für separate Läufe nach Beitragsart (Jahresbeitrag, Abteilungsbeitrag).

Schritt 2 — Vorschau & Problemfälle

ClubManager zeigt eine Vorschau aller Posten. Einträge mit Problemen (fehlende oder ungültige IBAN) werden gesondert hervorgehoben:

Zurückstellen — der Posten wird aus dem aktuellen Lauf ausgeschlossen und kann beim nächsten Lauf erneut berücksichtigt werden.
Automatisch zurückgestellte Posten (IBAN-Problem erkannt) sind ebenfalls sichtbar.

Am Ende der Seite sehen Sie die Gesamtsumme und die anfallende Plattformgebühr.

Wizard Schritt 2 — Vorschau

Schritt 2: Vorschau aller Posten mit Gesamtsumme

Schritt 3 — Bezahlung & SEPA-Export

Im letzten Schritt bestätigen Sie den Lauf. Danach wechselt der Status auf Genehmigung ausstehend. Die Plattform prüft den Lauf und gibt ihn frei. Nach der Freischaltung:

Der zuständige Benutzer erhält eine Bestätigungs-E-Mail.
Der Status wechselt auf In Verarbeitung.
Die SEPA-Datei (pain.008) kann heruntergeladen und bei Ihrer Bank eingereicht werden.

Wichtig: Die SEPA-Datei enthält eine Sammel-Lastschrift. Reichen Sie diese rechtzeitig vor dem Ausführungsdatum bei Ihrer Bank ein (üblicherweise 2–5 Werktage vorher).

Buchungsläufe — Übersicht

Buchungsläufe — Übersicht aller Läufe mit Status

Status-Übersicht

Status	Bedeutung
Entwurf	Lauf angelegt, Zahlungen noch nicht ausgelöst.
Genehmigung ausstehend	Lauf wartet auf Plattform-Freigabe.
In Verarbeitung	SEPA-Datei abrufbar, Zahlung noch offen.
Nachverfolgung	Erste Buchungen eingegangen, offene Posten werden verfolgt.
Abgeschlossen	Alle Posten abgerechnet oder abgeschrieben.

Häufige Fragen

Was passiert mit zurückgestellten Mitgliedern?
Sie werden in einer separaten Liste im Buchungslauf erfasst und beim nächsten Lauf automatisch wieder berücksichtigt, sofern das Problem behoben wurde.

Kann ich einen Lauf rückgängig machen?
Nein — ein eingereichter SEPA-Lauf ist bei der Bank verbindlich. Einzelne Posten können über die Nachverfolgung jedoch als Rücklastschrift erfasst oder erstattet werden.