Buchungslauf erstellen — Handbuch

Was ist ein Buchungslauf?

Ein Buchungslauf fasst alle fälligen Beiträge Ihrer Mitglieder zu einem bestimmten Stichtag zusammen. Für jeden Beitrag wird ein Snapshot der Zahlungsdaten angelegt — so sind spätere Änderungen an Bankverbindungen oder Beitragsbeträgen von der laufenden Abrechnung getrennt.

Buchungsläufe werden als SEPA-Lastschrift (pain.008) oder als Rechnung (Papier/E-Mail) ausgeführt. Der komplette Prozess läuft im Club-Panel unter Finanzen → Buchungsläufe.

Voraussetzungen

Mindestens ein Beitragstyp ist angelegt (Finanzen → Beitragsarten).
Mindestens einem Mitglied ist ein Beitrag mit Fälligkeitsdatum zugewiesen.
Ein aktives Vereinskonto (IBAN/BIC) ist hinterlegt (Einstellungen → Bankverbindungen).
Für SEPA: Mitglieder haben eine gültige Bankverbindung mit Mandat.

Schritt 1 — Konfiguration

Schritt 1: Name, Stichtag und Beitragsauswahl

Klicken Sie auf Neuer Buchungslauf. Im ersten Schritt legen Sie fest:

Name — interner Bezeichner, z.B. „Jahresbeitrag 2025".
Stichtag — alle Beiträge, deren nächste Fälligkeit ≤ diesem Datum liegt, werden einbezogen.
Beiträge einschränken (optional) — wenn Sie nur bestimmte Beitragstypen abrechnen möchten.

Tipp: Lassen Sie das Feld „Beiträge einschränken" leer, um alle fälligen Beiträge zu erfassen. Nutzen Sie die Einschränkung z.B. für separate Läufe nach Beitragsart (Jahresbeitrag, Abteilungsbeitrag).

Schritt 2 — Vorschau

ClubManager zeigt eine Vorschau aller Posten, die in den Lauf einbezogen würden, inkl. Gesamtsumme und der anfallenden Plattformgebühr.

Wizard Schritt 2 — Vorschau

Schritt 2: Vorschau aller Posten mit Gesamtsumme

Schritt 3 — Problemfälle

Posten mit Problemen (fehlende oder ungültige IBAN) werden hier gesondert aufgelistet:

Zurückstellen — der Posten wird aus dem aktuellen Lauf ausgeschlossen und kann beim nächsten Lauf erneut berücksichtigt werden.
Posten mit erkanntem IBAN-Problem sind bereits automatisch als Problemfall vorausgewählt.

Schritt 4 — Bezahlung

Im letzten Schritt sehen Sie die Zusammenfassung (Gesamtsumme, Plattformgebühr) und bestätigen den Lauf endgültig. Je nachdem, ob eine Plattformgebühr anfällt, durchläuft der Lauf danach unterschiedliche Status (siehe Status-Übersicht) — die SEPA-Datei selbst wird nicht in diesem Schritt erzeugt, sondern erst später auf der Versand-Seite nach der Freischaltung (siehe Artikel Buchungslauf verarbeiten).

Buchungsläufe — Übersicht

Buchungsläufe — Übersicht aller Läufe mit Status

Status-Übersicht

Status	Bedeutung
Entwurf	Lauf angelegt, Zahlungen noch nicht ausgelöst.
Warte auf Zahlung	Nur falls eine Plattformgebühr anfällt: Diese muss erst beglichen werden („Plattformgebühr begleichen"), bevor es weitergeht.
Warte auf Freischaltung	Lauf wartet auf die Freigabe durch die Plattform.
In Verarbeitung	Freigegeben — SEPA-Datei kann erzeugt und Rechnungen können versendet werden (siehe Artikel Buchungslauf verarbeiten).
In Nachverfolgung	Versand abgeschlossen, offene Posten werden verfolgt (Zahlungseingang, Mahnungen, Rücklastschriften).
Abgeschlossen	Alle Posten abgerechnet, abgeschrieben oder erstattet.
Fehlgeschlagen	Zahlung der Plattformgebühr fehlgeschlagen — kann erneut versucht werden.
Abgebrochen	Lauf wurde verworfen.

Häufige Fragen

Was passiert mit zurückgestellten Mitgliedern?
Sie werden in einer separaten Liste im Buchungslauf erfasst und beim nächsten Lauf automatisch wieder berücksichtigt, sofern das Problem behoben wurde.

Kann ich einen Lauf rückgängig machen?
Nein — ein eingereichter SEPA-Lauf ist bei der Bank verbindlich. Einzelne Posten können über die Nachverfolgung jedoch als Rücklastschrift erfasst oder erstattet werden.