Finanzeinstellungen: Rabatte, SEPA, Mahnwesen & Nummernkreis — Handbuch

Wo zu finden

Öffnen Sie Finanzeinstellungen → Allgemein. Die Seite gliedert sich in vier Tabs: Allgemein, Zahlungsarten, Mahnwesen und Plattformrechnungen.

Autosave: Jedes Feld wird einzeln gespeichert, sobald Sie es verlassen oder ändern — ein dezenter, sich selbst ausblendender Hinweis direkt am Feld bestätigt das Speichern. Ein gemeinsamer „Speichern"-Button für die ganze Seite ist nicht nötig.

Tab „Allgemein"

Beitritts-Rabatte

Neue Mitglieder zahlen im Beitrittsjahr oft einen rabattierten Beitrag. Definieren Sie hier Rabatt-Staffeln nach Eintrittsmonat — z.B. 50 % Rabatt bei Eintritt ab Juli.

Jede Staffelregel besteht aus:

Ab Monat: Eintrittsmonat, ab dem der Rabatt gilt (1 = Januar … 12 = Dezember).
Rabatt in %: Prozentualer Nachlass auf den Jahresbeitrag im ersten Jahr.

Beispiel: Juli = 50 %, Oktober = 75 % bedeutet: Eintritte im Januar–Juni zahlen den vollen Beitrag; Juli–September 50 %; Oktober–Dezember 75 %.

100 % Rabatt: Ergibt sich beim Genehmigen eines Anmeldeantrags ein Rabatt von 100 %, wird der Beitrag nicht mehr als 0,00-€-Posten fällig gestellt, sondern erst zur nächsten regulären Fälligkeit (z. B. im Folgejahr) angelegt. Der Genehmigen-Dialog weist darauf hin; das Datum kann dort bei Bedarf angepasst werden.

Rechnungs-Konfiguration

Rechnungsgebühr (Papier): Zusatzbetrag für Mitglieder, die eine Papierrechnung per Post wünschen.
Fußzeile: Freitextfeld für Bankdaten, Steuernummer o.Ä. — erscheint am unteren Rand jeder Rechnung.

Rechnungsnummern-Format

Legen Sie fest, nach welchem Schema Rechnungsnummern generiert werden:

Präfix: Vorangestellter Text, z.B. RE- oder BEITRAG-.
Jahresformat: Vierstellig (2026), zweistellig (26) oder kein Jahr.
Stellenanzahl: Anzahl Ziffern des Zählers (z.B. 4 → 0001, 0002 …).
Nächster Zählerstand: Startwert — wird bei jeder neuen Rechnung automatisch hochgezählt. Kann zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres manuell auf 1 zurückgesetzt werden.

Beispiel: Präfix RE-, Jahr vierstellig, 4 Stellen → erste Rechnung: RE-2026-0001

Tab „Zahlungsarten"

Ratenzahlung (Einführungsphase)

Aktiviert „Ratenzahlung aktivieren", dürfen Mitglieder offene Beiträge in Teilbeträgen begleichen — z.B. 120 € Jahresbeitrag in 12 Raten à 10 €. Die Einstellung schaltet in der Nachverfolgung von Buchungsläufen die Aktion „Teilzahlung" frei und lässt beim CAMT-Import Zahlungseingänge, die nicht dem vollen Betrag entsprechen, als Teilzahlung zuordnen (siehe Artikel Nachverfolgung & Mahnwesen). Jede Teilzahlung wird sofort in der Buchhaltung gebucht. Bereits erfasste Teilzahlungen bleiben auch nach dem Deaktivieren erhalten.

SEPA-Lastschrift

Einstellung	Bedeutung
Vorlaufzeit (Tage)	Mindestvorlauf zur Einreichung der SEPA-Datei bei der Bank (Standard: 3 Tage). Typisch: 2–5 Werktage (CORE-Mandat).
Max. Einträge pro Datei	0 = kein Limit. Bei Überschreitung werden automatisch mehrere SEPA-Dateien erstellt.
Max. Betrag pro Datei	0,00 € = kein Limit. Nützlich bei Banken mit Betragslimits pro Einreichung.
Rücklastschriftgebühr	Gebühr, die bei einer Rücklastschrift auf der erneuten Rechnung ausgewiesen wird (Standard: 5,00 €).

PayPal-Integration

Vereinseigene PayPal-API-Zugangsdaten, damit Mitglieder Kursgebühren per PayPal bezahlen können. Ohne konfigurierte und erfolgreich getestete Zugangsdaten lässt sich PayPal nicht als Zahlungsart für Kurse aktivieren.

Legen Sie in Ihrem PayPal-Developer-Dashboard eine App an und tragen Sie Client-ID und Client Secret ein.
Wählen Sie die Umgebung: Sandbox zum risikofreien Testen oder Live für den echten Zahlungsverkehr.
Tragen Sie die Webhook-ID ein: Kopieren Sie zunächst die angezeigte Webhook-URL in Ihr PayPal-Dashboard (Webhooks → Neuen Webhook hinzufügen) und übertragen Sie die dort erzeugte Webhook-ID zurück in dieses Feld.
Klicken Sie auf Verbindung testen. Bei Erfolg wird der Zeitpunkt unter „Zuletzt erfolgreich getestet" aktualisiert.

Hinweis: Ein leer gelassenes Client-Secret-Feld überschreibt beim Speichern NICHT das bereits hinterlegte Secret — so lässt sich z.B. nur die Client-ID ändern, ohne das Secret erneut eingeben zu müssen.

Tab „Mahnwesen"

ClubManager unterstützt zwei Mahnstufen. Für jede Stufe können Mahngebühr und Zahlungsziel individuell festgelegt werden:

Einstellung	Standard
Mahngebühr Stufe 1	5,00 €
Mahngebühr Stufe 2	10,00 €
Zahlungsziel Mahnung 1	14 Tage nach Versand
Zahlungsziel Mahnung 2	7 Tage nach Versand

Tab „Plattformrechnungen"

Legt fest, wer die Rechnungen erhält, die ClubManager für die Nutzung der Plattform an Ihren Verein stellt (z.B. Abrechnung von Buchungsläufen). Ohne Auswahl erhält der System-Administrator dieses Vereins die Rechnung per E-Mail.

Empfänger (Benutzer): Auswahl aus den Benutzern dieses Vereins mit Systemzugang — ergänzt bzw. ersetzt den System-Administrator als Empfänger.
Empfänger (Benutzer) deaktivieren: Ist dieser Schalter aktiv, erhalten weder die oben ausgewählten Benutzer noch der System-Administrator die Rechnung — z.B. wenn ausschließlich der Steuerberater über die zusätzlichen E-Mail-Adressen informiert werden soll. Zusätzliche E-Mail-Adressen sind davon nicht betroffen.
Zusätzliche E-Mail-Adressen: externe Empfänger ohne eigenes Systemkonto, z.B. Ihr Steuerberater.

Automatische Buchhaltungserfassung

Aktivieren Sie „Automatisch in der Buchhaltung erfassen", damit ClubManager beim Bezahlen einer Plattformrechnung automatisch eine Ausgabenbuchung anlegt — ohne diese manuell in der Buchhaltung nacherfassen zu müssen. Danach erscheinen drei weitere Felder:

Gegenkonto: Ausgabenkonto Ihres Kontenplans, gegen das gebucht wird (voreingestellt: „Bürobedarf (Porto/Software)", falls kein eigenes Konto gewählt wurde).
Vereinskonto (Konto): das Bankkonto, von dem die Zahlung abging — wird auch beim DATEV-Export als Konto verwendet.
Direkt als gebucht erfassen: Aus = die Buchung landet als Entwurf zur Prüfung; An = sie wird sofort mit Journalnummer final gebucht.