Mustertext: Datenschutzhinweise zur Vereins-App

Wofür ist dieser Text?

Für die Daten Ihrer Mitglieder ist Ihr Verein Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, ClubManager verarbeitet sie in Ihrem Auftrag (siehe AVV). Deshalb müssen Sie Ihre Mitglieder selbst informieren, wenn Sie die Vereins-App nutzen. Den folgenden Baustein können Sie in die Datenschutzerklärung oder die Datenschutzhinweise Ihres Vereins übernehmen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und passen Sie die Fristen an Ihre Einstellungen an.

Ohne Gewähr: Der Text ist eine Formulierungshilfe und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie ihn für Ihren Verein, im Zweifel mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Mustertext

Mitgliederportal und Vereins-App

Wir stellen unseren Mitgliedern ein Mitgliederportal zur Verfügung. Darin können Mitglieder und – bei Kindern – deren Eltern ihre Daten einsehen, an Gruppen (z. B. Mannschaften, Trainingsgruppen) teilnehmen, zu Terminen zu- oder absagen, Beiträge lesen und kommentieren, an Umfragen teilnehmen und im Gruppen-Chat schreiben. Je nach Gruppe werden auch Anwesenheiten beim Training, Dienste, Fahrgemeinschaften und Spielergebnisse erfasst.

Die Anmeldung erfolgt mit der E-Mail-Adresse und einem Einmal-Code. Mit einem Zugang erreicht man alle Mitglieder mit derselben E-Mail-Adresse und die Familienmitglieder, bei denen man Hauptmitglied ist. Innerhalb einer Gruppe sehen Mitglieder je nach Einstellung der Gruppe die Vornamen oder die vollständigen Namen der anderen Gruppenmitglieder, Kontaktdaten jedoch nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Mitgliedschaft und des Sport- und Vereinsbetriebs).

Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen sind freiwillig und werden nur aktiviert, wenn Sie sie im Portal einschalten und in Ihrem Browser erlauben. Die Zustellung läuft über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers (z. B. Google, Microsoft, Apple oder Mozilla). Der Inhalt der Nachricht wird nach dem Web-Push-Verfahren verschlüsselt; der Push-Dienst verarbeitet dennoch technische Daten zur Zustellung, etwa Geräteadresse, IP-Adresse und Zeitpunkt, nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen und teilweise in den USA. Auf dem Sperrbildschirm erscheinen nur die Gruppe und die Art der Neuigkeit, keine Nachrichteninhalte.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Übermittlungen in die USA erfolgen an Anbieter, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Art. 45 DSGVO), andernfalls auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Push jederzeit im Portal oder in Ihren Browser-Einstellungen abschalten.

Kalender-Abo

Auf Wunsch können Sie Ihre Termine über einen persönlichen Link in einem Kalender-Programm abonnieren. Nutzen Sie dafür einen Online-Kalender (z. B. Google Kalender oder Outlook.com), ruft dessen Anbieter die Termindaten regelmäßig ab. Das geschieht auf Ihre Veranlassung; den Link können Sie im Portal jederzeit erneuern.

Empfänger

Das Mitgliederportal wird von der ClubManager-Plattform als Auftragsverarbeiter für uns betrieben (Hosting in Deutschland). Meldungen über „Fehler melden“ im Portal gehen direkt an den Betreiber der Plattform, nicht an den Verein.

Speicherdauer

• Anhänge an Beiträgen und im Chat: [90 Tage]

• Chat-Nachrichten: [12 Monate]

• Zu- und Absagen, Anwesenheiten und übrige Gruppendaten: für die Dauer der Mitgliedschaft bzw. nach unseren allgemeinen Löschfristen

Wo finde ich die Fristen?

Die Löschfristen für Anhänge und Chat-Nachrichten stellen Sie unter Einstellungen → Clubeinstellungen → Teamorganisation ein. Tragen Sie die dort gewählten Werte in den Mustertext ein.