Buchungslauf verarbeiten — Handbuch

Übersicht

Sobald die Plattform einen Buchungslauf freigegeben hat, wechselt der Status auf In Verarbeitung. In diesem Schritt führen Sie die eigentliche Abrechnung durch: SEPA-Lastschriften einreichen und/oder Rechnungen versenden. Erst wenn beides erledigt ist, überführen Sie den Lauf in die Nachverfolgung.

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Klicken Sie in der Buchungslauf-Liste auf den Lauf mit Status In Verarbeitung. Solange der Lauf in Verarbeitung ist, sehen Sie oben den Tab „Erstellen & Versenden" — je nach enthaltenen Zahlungsarten mit bis zu drei Blöcken (1a, 1b, 1c). Sobald ein Versand gestartet wurde, erscheinen zusätzlich die Tabs „SEPA-Belege" bzw. „Rechnungen" mit einer Detailliste des Versandstatus je Zahler (versendet/fehlgeschlagen/ohne E-Mail).

1a — SEPA-Lastschrift

Erscheint, wenn mindestens ein Posten per SEPA-Lastschrift eingezogen wird.

Klicken Sie auf SEPA-Datei generieren. Es wird eine pain.008-Datei erzeugt (bereits erzeugte Dateien lassen sich jederzeit erneut über „Generierte Dateien" herunterladen).
Reichen Sie die Datei in Ihrem Online-Banking oder Banking-Programm ein.
Setzen Sie den Haken „Einreichung bestätigen" („Ich habe die SEPA-Datei heruntergeladen und fehlerfrei bei meiner Bank eingereicht").
Erst danach schaltet sich der Abschnitt „SEPA-Belege versenden" frei: Klicken Sie auf SEPA-Belege per E-Mail versenden. Der Versand läuft im Hintergrund (Fortschritt wird live angezeigt); zum Abschluss setzen Sie den Haken „SEPA-Belege vollständig verarbeitet".

Wichtig: Reichen Sie die SEPA-Datei rechtzeitig ein — in der Regel 2–5 Werktage vor dem gewünschten Ausführungsdatum. Das genaue Vorlaufdatum richtet sich nach Ihrer Bank und dem Mandatstyp (Erst- oder Folgelastschrift).

1b — Rechnungen

Erscheint, wenn mindestens ein Posten per Rechnung beglichen wird.

Klicken Sie auf Rechnungen-PDF erstellen, danach auf Per E-Mail versenden. ClubManager versendet die Rechnungen im Hintergrund; der Fortschritt (versendet/fehlgeschlagen/ohne E-Mail) wird live angezeigt.
Setzen Sie den Haken „Rechnungen vollständig verarbeitet", sobald der Versand abgeschlossen ist.

1c — Delta-Download

Sobald der Hintergrund-Versand vollständig abgeschlossen ist, schaltet sich dieser Block frei: Für Zahler ohne hinterlegte E-Mail-Adresse (SEPA-Belege und/oder Rechnungen) steht hier ein ZIP-Download bereit — diese PDFs müssen manuell zugestellt werden, da kein Versandweg gefunden wurde.

Zur Nachverfolgung

Der Button „Zur Nachverfolgung" (unten, unabhängig vom aktiven Tab sichtbar) wird erst aktiv, wenn für alle im Lauf enthaltenen Zahlungsarten die jeweiligen Haken gesetzt sind und kein Hintergrund-Versand mehr läuft. Klicken Sie ihn, um den Lauf in die Nachverfolgung zu überführen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie:

Eingegangene Zahlungen per CAMT-Import oder manuell buchen.
Rücklastschriften erfassen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden.
Einzelne Posten abschreiben oder erstatten.

Lesen Sie dazu den Artikel Nachverfolgung & Mahnwesen.