PDF-Dokumentenvorlagen — Handbuch

Wo zu finden

Öffnen Sie Clubeinstellungen → Dokumentenvorlagen.

Was sind Dokumentenvorlagen?

Dokumentenvorlagen legen fest, wie automatisch generierte PDFs im Finanzbereich aussehen. ClubManager verwendet sie beim Versand aus Buchungsläufen — für folgende Dokumenttypen:

Typ	Wann wird er verwendet?
Rechnung (Überweisung)	Beim Versand von Rechnungen aus einem Buchungslauf.
SEPA-Beleg (Lastschrift)	Beim Versand der SEPA-Belege aus einem Buchungslauf.
Rechnung nach Rücklastschrift	Beim Erfassen einer Rücklastschrift in der Nachverfolgung.
1. Mahnung	Beim Versand der ersten Mahnung aus der Nachverfolgung.
2. Mahnung	Beim Versand der zweiten Mahnung aus der Nachverfolgung.
Kündigungsbestätigung	Beim Bestätigen einer Kündigung — als PDF-Anhang der E-Mail „Kündigungsbestätigung“.
Aufnahmebestätigung	Als PDF-Anhang der Willkommensmail — nach Genehmigung eines Beitrittsantrags oder beim manuellen Versand der Willkommensmail.

Pro Typ können Sie mehrere Vorlagen anlegen, z.B. über Kopieren im Aktionsmenü einer Vorlage. Genau eine davon ist der Standard — sie wird für diesen Typ automatisch verwendet. Die erste Vorlage eines Typs wird automatisch Standard.

Standard wechseln

In der Liste zeigt die Spalte Standard bei der aktuellen Vorlage das Kennzeichen „Standard". Bei allen anderen Vorlagen desselben Typs klicken Sie auf „Als Standard" — die bisherige Standard-Vorlage verliert den Status dann automatisch. Alternativ geht das im Bearbeiten-Formular über den Schalter „Als Standard setzen". Den Standard einfach abzuschalten ist nicht möglich, damit jeder Typ immer eine verwendbare Vorlage hat. Über den Filter im Spaltenkopf lassen sich z.B. nur die Standard-Vorlagen oder nur die übrigen Vorlagen anzeigen.

Platzhalter

Im rechten Seitenbereich des Editors zeigt ein aufklappbares Hilfe-Panel alle verfügbaren Platzhalter. Typische Beispiele:

Platzhalter	Inhalt
`{{ member:firstname }}`	Vorname des Mitglieds
`{{ member:lastname }}`	Nachname des Mitglieds
`{{ invoice:number }}`	Rechnungsnummer
`{{ invoice:total_amount }}`	Rechnungsbetrag
`{{ invoice:due_date }}`	Fälligkeitsdatum
`{{ club:name }}`	Name des Vereins

Eigene Felder aus dem Formular-Designer stehen als {{ member:schluessel }} zur Verfügung (Schlüssel des Feldes, siehe Hilfe-Panel).

Hinweis: Platzhalter werden mit Doppelpunkt geschrieben ({{ club:name }}). Die frühere Schreibweise mit Punkt ({{ club.name }}) funktioniert weiterhin und wird beim Speichern automatisch umgestellt — mit Punkt hat der Editor manche Platzhalter fälschlich als Web-Adresse erkannt und in einen Link verwandelt.

Neue Vorlage anlegen

Klicken Sie auf Dokumentenvorlage anlegen.
Geben Sie eine Bezeichnung und den Dokumenttyp an.
Bearbeiten Sie den Inhalt im Editor. Platzhalter per Klick im Hilfe-Panel kopieren und einfügen oder direkt eintippen, z.B. {{ member:firstname }}.
Wählen Sie rechts ein Vorschau-Mitglied, um die Platzhalter mit echten Daten zu füllen – neben jedem Namen steht seine Zahlungsart (Überweisung, Lastschrift, zahlt über Familie oder ohne Beitrag).
Klicken Sie auf Vorschau als PDF, um das endgültige Layout als Download zu prüfen.
Speichern Sie die Vorlage.

Briefpapier-Hintergrund

Laden Sie im Abschnitt Briefpapier & Layout ein Hintergrund-PDF hoch — z.B. Ihr offizielles Vereinsbriefpapier mit Logo und Fußzeile. Der Dokumentinhalt wird dann über dieses Briefpapier gelegt. Passen Sie die Seitenränder (oben, unten, links, rechts in mm) so an, dass der Text nicht über vorgedruckte Bereiche läuft.

Tipp: Stellen Sie den oberen Rand großzügig ein (z.B. 90 mm), wenn Ihr Briefpapier oben einen Briefkopf enthält.