Buchung über Public Link — Handbuch

Was ist ein Public Link?

Ein Public Link ist ein persönlicher Buchungslink für eine bestimmte E-Mail-Adresse. Über diesen Link kann eine externe Person (z.B. Trainer, Kooperationspartner) den Raum direkt buchen — ohne Vereinskonto und ohne Login. Alle über denselben Link erstellten Buchungen werden dieser Person zugeordnet.

Public Link erstellen und versenden

Öffnen Sie Einstellungen → Räume und klicken Sie in der Zeile des gewünschten Raums auf Link senden. Geben Sie die E-Mail-Adresse und optional eine Bezeichnung (z.B. „Trainer Fußball") ein. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit dem Link.

Bereits versendete Links können im Tab Public Links der Raumdetailseite eingesehen werden.

Buchung vornehmen

Der Empfänger öffnet den Link und sieht direkt den Buchungskalender des Raums. Die Bedienung entspricht der internen Buchung:

Im Monatskalender einen freien Tag anklicken.
In der Tagesansicht Startzeit klicken, dann Endzeit klicken (oder denselben Slot zweimal für eine 30-Minuten-Buchung).
Name und Buchungstitel eingeben.
Auf Buchung speichern klicken.

Nach der Buchung erhält der Buchende eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Storno-Link.

Freigabe-Workflow

Wenn für den Raum „Freigabe erforderlich" aktiviert ist, erscheint auf der Buchungsseite ein Hinweis. Die Buchung landet zunächst als Ausstehend im System — im Kalender erscheint sie in Bernsteinfarbe. Die hinterlegten Raumverwalter erhalten eine E-Mail mit zwei Schaltflächen:

Buchung freigeben — Buchung wird bestätigt, der Buchende erhält eine Bestätigungs-E-Mail.
Buchung ablehnen — Ein optionaler Ablehnungsgrund kann angegeben werden. Der Buchende erhält eine Ablehnungs-E-Mail.

Hinweis: Wird ein Slot zwischen dem Eingang der Buchungsanfrage und der Freigabe von einer anderen Person belegt, zeigt das System beim Freigeben einen Konflikt-Hinweis. Die Buchung bleibt in diesem Fall weiterhin ausstehend.

Meine Buchungen (auf der Link-Seite)

Am Ende der Public-Link-Seite erscheint der Abschnitt Meine Buchungen. Hier sieht der Buchende alle eigenen (also über diesen Link erstellten) Buchungen:

Kommende Buchungen — können bearbeitet (Zeitraum ändern) oder storniert werden.
Vergangene Buchungen — nur zur Ansicht.
Ausstehende Buchungen — Freigabe noch offen; Bearbeitung erst nach Genehmigung möglich.

Der Storno-Link in der Bestätigungs-E-Mail führt ebenfalls direkt zur Stornierungsseite.