Abrechnung & Trainer-Honorar — Handbuch

Kurs-Buchungslauf statt Mitglieds-Buchungslauf

Kursgebühren werden nicht über den regulären Mitgliedsbeitrags-Buchungslauf abgerechnet, sondern über einen eigenen, kursbezogenen Buchungslauf — ein Lauf gehört immer zu genau einem Kurs. Öffnen Sie dazu Kurse → Kurs öffnen → Abrechnung.

Vorschau

Vor dem Start zeigt die Seite eine Vorschau ohne Nebenwirkung:

SEPA — Anzahl und Summe der Buchungen mit Zahlungsart „Buchungslauf".
PayPal — Anzahl und Summe der bereits per PayPal bezahlten Buchungen.
Plattformgebühr — berechnet auf den kombinierten Umsatz aus SEPA und PayPal, damit auch reine PayPal-Kurse korrekt anteilig belastet werden. Bei Vereinen mit Flat-Abo entfällt die Plattformgebühr.

Buchungslauf starten

Klicken Sie auf Buchungslauf starten. ClubManager erstellt für jede noch unverbuchte, bestätigte Buchung einen Snapshot (Betrag, Zahlungsart, IBAN bei SEPA) und sperrt die Buchungen gegen doppelte Abrechnung. Bei anfallender Plattformgebühr wird zusätzlich eine Rechnung an den Verein erstellt. Ist die Gebühr 0 € (Flat-Abo) und enthält der Lauf reine PayPal-Zahlungen ohne SEPA-Posten, wird er direkt auf Abgeschlossen gesetzt; enthält er dagegen SEPA-Posten, geht er zunächst auf In Bearbeitung, da die SEPA-Datei ja noch heruntergeladen und eingereicht werden muss.

SEPA-Datei

Sobald der Lauf freigegeben ist, steht die SEPA-Datei (pain.008) zum Download bereit. Reichen Sie diese wie beim regulären Buchungslauf rechtzeitig bei Ihrer Bank ein.

Trainer-Stunden erfassen

Im unteren Bereich der Abrechnungsseite sind die Trainer zeilenweise, die Kurstermine spaltenweise aufgeführt. Tragen Sie je Trainer und Termin die tatsächlich geleisteten Stunden ein — die Spalte „Geplant" zeigt zum Vergleich die Termindauer laut Kalender. Aus Stundensatz × erfasste Stunden ergibt sich automatisch das Honorar je Trainer.

Honorarauszahlung

Die Auszahlung wird erst freigeschaltet, sobald mindestens ein Kurs-Buchungslauf den Status Abgeschlossen erreicht hat — vorher ist noch nicht sichergestellt, dass die Kursgebühren tatsächlich eingegangen sind.

Für einzelne Trainer: SEPA-Überweisung (pain.001) direkt bei der jeweiligen Zeile herunterladen.
Für mehrere Trainer gleichzeitig: Alle Trainer: Sammel-SEPA, sobald mindestens zwei Trainer mit hinterlegter IBAN offen sind.

Der SEPA-Download und die tatsächliche Auszahlung sind zwei getrennte Schritte: Beim Herunterladen der pain.001-Datei wird nur der Erzeugungszeitpunkt gespeichert (Kennzeichnung „XML erzeugt" in der Tabelle) — das ist noch keine Bestätigung, dass Geld geflossen ist. Erst wenn Sie einen Trainer zusätzlich manuell über Als bezahlt markieren (einzeln oder für alle offenen Trainer gesammelt) kennzeichnen, erscheint er in der Tabelle als „Bezahlt" mit Datum.

Hinweis: Für Kursgebühren gibt es bewusst kein Mahnwesen mit mehreren Mahnstufen wie beim Mitgliedsbeitrag — offene SEPA-Rückläufer müssen manuell nachverfolgt werden, da Kursgäste in der Regel keine Vereinsmitglieder sind.