Gruppentermine, Kalender und Erinnerungen

Termine an Gruppen

Einen Termin für eine Gruppe legen Sie am einfachsten in der Gruppe unter Termine → Termin anlegen an – die Gruppe ist dann schon gewählt. Alternativ unter Verein → Termine mit der Zielgruppe Bestimmte Gruppen. Eingeladen werden Kader sowie der Trainerstab der Gruppe. Die Einladung geht an die beim Mitglied hinterlegte E-Mail-Adresse (bei Kindern meist die der Eltern), ohne Adresse an das Hauptmitglied der Familie; wer Push aktiviert hat, bekommt zusätzlich eine Push-Nachricht – pro Familie genau eine.

Trainings erscheinen nicht in der allgemeinen Terminliste, sondern in der Gruppe unter Training (siehe Artikel „Training“). Jeder Termin zeigt, woher er stammt – etwa aus der Trainingsserie oder dem Spielplan – mit Link zur Gruppe.

Zu- und Absage

• Zusage nötig: Mitglieder sagen aktiv zu, vielleicht oder ab.

• Standardmäßig dabei: Wer nicht reagiert, gilt als dabei – nur wer nicht kann, sagt ab. Gedacht z. B. für Trainings.

• Keine Rückmeldung: reine Information ohne Zu- und Absage.

Die Vorbelegung legen Sie je Gruppe fest: für Trainings unter Training, für Spiele unter Spielbetrieb → Rückmeldungen bei Spielen und für alle anderen Termine unter Einstellungen → Mitgliederportal. Ändern Sie eine Vorgabe, werden künftige automatisch angelegte Trainings und Spiele angeglichen; gegebene Rückmeldungen bleiben erhalten.

Erinnerung an Unbeantwortete

Bei „Zusage nötig“ legen Sie fest, ob und wann erinnert wird: 12 Stunden bis 1 Woche vor der Antwortfrist bzw., ohne Frist, vor Beginn. Die Erinnerung geht einmalig per E-Mail und Push an alle, die noch nicht geantwortet haben.

Im Mitgliederportal

• Meine Gruppen zeigt oben unter Zu erledigen alle offenen Rückmeldungen; jede Gruppe zeigt, wie viele noch offen sind, und den nächsten Termin.

• Jeder Termin hat eine eigene Seite mit allen Infos und der Zu- und Absage für jedes eingeladene Familienmitglied; E-Mails und Push-Nachrichten führen direkt dorthin.

Termine im Portal anlegen

Wer eine Gruppe bearbeiten darf (siehe Artikel „Gruppen“), kann nach der Funktionärs-Freischaltung auf der Gruppenseite unter Termine direkt einen Termin anlegen – mit der Vorbelegung der Gruppe; die Einladungen gehen sofort raus. Dort sieht sie auch die Rückmeldungen (dabei, vielleicht, abgesagt, offen).

Familienkalender und Kalender-Abo (Pro)

Mit dem Flat-Abo zeigt der Kalender im Portal die Termine der ganzen Familie nach Wochen; Eltern sagen dort für jedes Kind einzeln zu oder ab. Unter Kalender abonnieren erstellen Mitglieder einen persönlichen Link, mit dem alle Termine automatisch im Kalender des Handys oder in Outlook erscheinen; Änderungen holt die Kalender-App selbst ab (je nach App mit einigen Stunden Verzögerung). Abgesagte Termine bleiben mit „[Abgesagt]“ sichtbar. Der Link enthält keine Kontaktdaten und lässt sich jederzeit erneuern oder abschalten. Ohne Flat-Abo führt die Kalender-Kachel auf die einfache Terminliste.