Warteliste — Handbuch

Wann greift die Warteliste?

Ist bei einem Kurs eine Max. Teilnehmer-Zahl hinterlegt und die Kapazität zum Zeitpunkt der Buchung bereits ausgeschöpft, wird die neue Buchung automatisch auf die Warteliste gesetzt statt abgelehnt. Der Teilnehmer erhält trotzdem eine Bestätigungsmail bzw. (bei Mitgliedern) eine Verifizierungsmail.

Die genaue Wartelisten-Position wird angezeigt: in der Bestätigungs-/Verifizierungsmail sowie auf der Erfolgsseite nach einer Gastbuchung, und zusätzlich in der Admin-Buchungsübersicht des Kurses. Im Mitgliedsportal unter „Meine Kurse" und auf der Bestätigungsseite nach einer Mitgliedsbuchung erscheint dagegen nur der allgemeine Status „Warteliste" ohne konkrete Positionsnummer.

Nachrücken bei Stornierung

Storniert ein bestätigter Teilnehmer seine Buchung, prüft ClubManager automatisch, ob dadurch ein Platz frei wird. Ist das der Fall, rückt der/die nächste Wartende automatisch nach — die dahinterliegenden Wartelisten-Positionen werden dabei lückenlos neu nummeriert.

Angebot & Annahmefrist

Rückt jemand von der Warteliste nach, erhält diese Person eine E-Mail mit einem Angebot und einem Bestätigungslink. Für die Annahme steht eine begrenzte Frist zur Verfügung (in der Kurskonfiguration hinterlegt, Standard 24 Stunden):

Angebot angenommen — die Buchung wechselt auf bestätigt, eine reguläre Bestätigungsmail wird verschickt.
Frist verstrichen — das Angebot verfällt automatisch, der nächste Wartende rückt nach.

Das Nachrücken läuft automatisiert im Hintergrund (stündlicher Systemlauf für abgelaufene Angebote und Reservierungen) — es ist keine manuelle Aktion durch den Verein nötig.

Warteliste in der Admin-Ansicht

In der Buchungsübersicht eines Kurses (Kurse → Kurs öffnen → Buchungen) ist der Wartelisten-Status jeder Buchung inkl. Position ersichtlich. Ein Admin kann Buchungen jederzeit auch manuell stornieren, was das automatische Nachrücken ebenfalls auslöst.