Mitglieder-Einstellungen: Registrierung, Kündigung & Datenschutz
Registrierungsmodus festlegen, Kündigungsstichtag bestimmen und die dreistufige Datenschutzroutine für ausgetretene Mitglieder konfigurieren.
Zuletzt aktualisiert: 07.09.2026
Wo zu finden
Öffnen Sie Clubeinstellungen → Mitglieder.
Registrierung
Legen Sie fest, ob und wie sich neue Mitglieder über die öffentliche Vereinsseite selbst registrieren können.
Modus | Bedeutung |
|---|---|
Offen | Jeder kann über den öffentlichen Registrierungslink einen Anmeldeantrag stellen (Standard). |
Geschlossen | Der Registrierungslink ist deaktiviert, es können keine neuen Anmeldeanträge gestellt werden. |
Nur per Einladung | Neue Mitglieder können sich nur über einen persönlichen Einladungslink registrieren, den ein Admin gezielt per E-Mail versendet (siehe Mitglieder → Anmeldeanträge). Der E-Mail-Bestätigungsschritt entfällt dabei, da die Adresse durch die Einladung bereits als vertrauenswürdig gilt. |
Im Modus „Nur per Einladung" erscheint zusätzlich das Feld Gültigkeitsdauer von Einladungen (in Tagen, Vorgabe: 14) — danach verfällt ein unbenutzter, noch nicht eingelöster Einladungslink.
Kündigungseinstellungen
Der Kündigungsstichtag legt fest, zu welchem Datum eine Kündigung wirksam wird. Dieses Datum wird automatisch als „Gültig bis" bei den betroffenen Beiträgen eingetragen.
Option | Bedeutung |
|---|---|
Jahresende (31. Dezember) | Kündigung wird immer zum 31.12. des laufenden Jahres wirksam. |
Quartalsende | Kündigung wird zum Ende des nächsten Quartals wirksam. |
Monatsende | Kündigung wird zum Ende des aktuellen Monats wirksam. |
Sofort | Kündigung wird am Einreichungsdatum wirksam. |
Datenschutz beim Austritt — Dreistufiges Modell
Gemäß DSGVO müssen personenbezogene Daten nach dem Zweckwegfall gelöscht oder anonymisiert werden. ClubManager führt dies automatisch in drei Phasen durch. Der Scheduler läuft täglich um 02:00 Uhr.
Phase 1 — Personen- und Kontaktdaten
Felder wie Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon können nach dem Austrittsdatum anonymisiert werden. Diese Daten haben nach dem Austritt typischerweise keinen gesetzlichen Aufbewahrungsgrund mehr.
Aufbewahrungsfrist: Anzahl Tage nach dem Austrittsdatum. Vorgabe: 0 (sofort am Austrittsdatum).
Zu anonymisierende Felder: Wählen Sie, welche Felder betroffen sind. Rechnungen und Abrechnungen behalten den Namen als unveränderlichen Snapshot.
Phase 2 — Buchungsnachweise (IBAN im Snapshot)
Rechnungen und Buchungsläufe enthalten IBAN, BIC und Kontoinhaber als verschlüsselten Snapshot. Diese Daten unterliegen der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO / § 257 HGB — 10 Jahre).
Vorgabe: 3.650 Tage (≈ 10 Jahre). Nur die Zahlungsdaten im Snapshot werden anonymisiert — der Buchungsnachweis (Betrag, Datum, Beitragsart) bleibt erhalten.
Phase 3 — Endlöschung des Datensatzes
Nach Ablauf dieser Frist wird der bereits anonymisierte Datensatz vollständig aus der Datenbank entfernt.
Vorgabe: 3.650 Tage. Die Frist sollte mindestens so groß sein wie Phase 2.
Empfehlung: Lassen Sie die Vorgabewerte unverändert, sofern kein abweichender Datenschutzbeauftragter-Beschluss vorliegt. Die 10-Jahres-Frist entspricht der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht.
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