Mitglieder-Einstellungen: Registrierung, Kündigung & Datenschutz

Wo zu finden

Öffnen Sie Clubeinstellungen → Mitglieder.

Registrierung

Legen Sie fest, ob und wie sich neue Mitglieder über die öffentliche Vereinsseite selbst registrieren können.

Im Modus „Nur per Einladung" erscheint zusätzlich das Feld Gültigkeitsdauer von Einladungen (in Tagen, Vorgabe: 14) — danach verfällt ein unbenutzter, noch nicht eingelöster Einladungslink.

Nicht abgeschlossene Anträge automatisch löschen

Anträge im Status „Formular ausstehend" (E-Mail bestätigt, Formular aber nie eingereicht) werden automatisch aufgeräumt — standardmäßig eingeschaltet:

• Erinnerungsmail nach (Vorgabe: 14 Tage ohne Aktivität): Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Fortsetzen des Antrags und dem Datum, an dem der Vorgang gelöscht wird.

• Löschung nach der Erinnerung nach (Vorgabe: 7 Tage): Wird der Antrag bis dahin nicht fortgesetzt, wird er inklusive aller hochgeladenen Dateien gelöscht.

Öffnet die Person den Antrag nach der Erinnerung wieder, beginnt die Frist von vorn. Die Prüfung läuft täglich um 09:15 Uhr. Bereits eingereichte Anträge (In Prüfung, Korrekturen nötig) sind nicht betroffen.

Kündigungseinstellungen

Der Kündigungsstichtag legt fest, zu welchem Datum eine Kündigung wirksam wird. Dieses Datum wird automatisch als „Gültig bis" bei den betroffenen Beiträgen eingetragen.

Geburtstagsgrüße

Mit dem Schalter „Geburtstagsgrüße automatisch verschicken" gratuliert ClubManager Ihren Mitgliedern per E-Mail zum Geburtstag. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet.

• Versand täglich um 8 Uhr an aktive Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse — höchstens eine Mail pro Mitglied und Jahr. Verpasste Tage werden nicht nachgeholt.

• Bei runden Geburtstagen (18, jedes Jahrzehnt ab 20, ab 75 alle fünf Jahre) wird eine eigene Vorlage verwendet.

• Die Texte bearbeiten Sie unter Clubeinstellungen → E-Mail-Vorlagen (Kategorie „Mitglieder", Typ „Geburtstagsgruß" bzw. „Geburtstagsgruß (runder Geburtstag)"). Der Platzhalter {{ member:age }} enthält das neue Alter.

• Mitglieder können jederzeit widersprechen — über den Abmeldelink in jeder Geburtstagsmail oder im Mitgliedsportal unter Meine Daten. Admins finden denselben Schalter im Mitglieder-Formular im Tab „Portal".

Datenschutz: Bitte erwähnen Sie den Versand von Geburtstagsgrüßen in Ihrer Datenschutzerklärung.

Unabhängig davon zeigt das Dashboard-Widget Geburtstage die Geburtstage von heute und den nächsten 7 Tagen.

Datenschutz beim Austritt — Dreistufiges Modell

Gemäß DSGVO müssen personenbezogene Daten nach dem Zweckwegfall gelöscht oder anonymisiert werden. ClubManager führt dies automatisch in drei Phasen durch. Der Scheduler läuft täglich um 02:00 Uhr.

Phase 1 — Personen- und Kontaktdaten

Felder wie Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon können nach dem Austrittsdatum anonymisiert werden. Diese Daten haben nach dem Austritt typischerweise keinen gesetzlichen Aufbewahrungsgrund mehr.

• Aufbewahrungsfrist: Anzahl Tage nach dem Austrittsdatum. Vorgabe: 0 (sofort am Austrittsdatum).

• Zu anonymisierende Felder: Wählen Sie, welche Felder betroffen sind. Rechnungen und Abrechnungen behalten den Namen als unveränderlichen Snapshot.

Phase 2 — Buchungsnachweise (IBAN im Snapshot)

Rechnungen und Buchungsläufe enthalten IBAN, BIC und Kontoinhaber als verschlüsselten Snapshot. Diese Daten unterliegen der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO / § 257 HGB — 10 Jahre).

• Vorgabe: 3.650 Tage (≈ 10 Jahre). Nur die Zahlungsdaten im Snapshot werden anonymisiert — der Buchungsnachweis (Betrag, Datum, Beitragsart) bleibt erhalten.

Phase 3 — Endlöschung des Datensatzes

Nach Ablauf dieser Frist wird der bereits anonymisierte Datensatz vollständig aus der Datenbank entfernt.

• Vorgabe: 3.650 Tage. Die Frist sollte mindestens so groß sein wie Phase 2.

Empfehlung: Lassen Sie die Vorgabewerte unverändert, sofern kein abweichender Datenschutzbeauftragter-Beschluss vorliegt. Die 10-Jahres-Frist entspricht der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht.