Handbuch

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Buchungslaufs — von der Konfiguration bis zum SEPA-Export.

Nach der Plattform-Freigabe: SEPA-Datei einreichen, Rechnungen versenden und den Lauf in die Nachverfolgung überführen.

Rücklastschriften erfassen, Mahnungen versenden, Posten abschreiben oder erstatten — alle Optionen der Nachverfolgung im Überblick.

Kontoumsätze per CAMT.053-Datei importieren und Zahlungen automatisch den Buchungslauf-Posten zuordnen.

Automatisch versendete E-Mails gestalten: Begrüßungsmail, Mahnung, Buchungsbestätigung und eigene Benachrichtigungsvorlagen.

Benachrichtigungsregeln festlegen: wer wird bei welchem Ereignis wie benachrichtigt — per In-App-Glocke und/oder E-Mail.

Logo, Adresse, Kontaktdaten, Newsletter-Präferenz und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) hinterlegen.

PDFs hinterlegen, die Antragsteller beim Online-Beitritt herunterladen und bestätigen müssen — z.B. Satzung oder Beitragsordnung.

PDF-Vorlagen für Rechnungen, Mahnungen, Kündigungsbestätigungen und Aufnahmebestätigungen gestalten — mit Briefpapier-Hintergrund und Live-Vorschau.

Eigene Felder für das Mitgliederformular und den Beitrittsantrag gestalten — von einfachen Texteingaben bis zu Ja/Nein-Schaltern.

Kündigungsstichtag festlegen und die dreistufige Datenschutzroutine für ausgetretene Mitglieder konfigurieren.

Abteilungen anlegen, Mitglieder zuordnen und abteilungsspezifische Beiträge konfigurieren.

Wer darf welche Einstellungen öffnen und ändern? Eine Übersicht, welche Berechtigungen für jeden Menüpunkt unter Clubeinstellungen und Finanzeinstellungen benötigt werden.

Vereinseigene Ämter wie „Kassenwart" oder „Schriftführer" anlegen und Mitgliedern in Abteilungen zuweisen.

Beitritts-Rabatte, Rechnungskonfiguration, SEPA-Vorlaufzeiten, Mahngebühren und das Rechnungsnummern-Format konfigurieren.

IBAN, BIC, Gläubiger-ID und weitere Kontodaten hinterlegen — Voraussetzung für SEPA-Lastschriften und Rechnungen.

Beitragstypen anlegen, Zahlungsrhythmus festlegen, Preismodifikatoren für Altersgruppen konfigurieren und im Anmeldeformular anbieten.