Handbuch

Karten auf der Startseite verschieben, in der Breite ändern, aus- und einblenden — und warum jeder Funktionär ein anderes Dashboard sieht.

Über die Lupe oben rechts oder per Strg+K/⌘K direkt zu Seiten, Einstellungen oder Datensätzen springen.

Mitglieder können über das Mitgliedsportal Änderungen an ihren Stammdaten beantragen. Wie diese Anträge im Club-Panel geprüft und übernommen werden.

Ein Rundgang durch die Vereins-App: Gruppen, Training, Spieltag, Termine, Beiträge und Chat im Verwaltungsbereich und wie das Ganze für eine Familie im Mitgliederportal aussieht.

Das Mitgliedsportal gibt Vereinsmitgliedern einen sicheren Einblick in ihre eigenen Daten. Wie der Zugang funktioniert und was Mitglieder dort tun können.

Mitglieder melden sich per Einmal-Code an, wechseln mit einem Konto zwischen allen Familienmitgliedern, aktivieren Push-Benachrichtigungen und melden Fehler direkt aus dem Portal.

Mannschaften, Trainingsgruppen und Gremien anlegen, Trainer und Verantwortliche eintragen und festlegen, was Mitglieder im Portal voneinander sehen.

Termine an Gruppen mit Zu- und Absage, Rückmelde-Vorgaben je Gruppe, Erinnerungen, Termine im Portal anlegen sowie Familienkalender und Kalender-Abo.

Aus den Trainingszeiten einer Gruppe automatisch Trainings anlegen, Trainings absagen oder verlegen, Anwesenheit erfassen und daraus Anwesenheitsstatistik und Übungsleiter-Nachweis erstellen (Pro).

Neuigkeiten an eine Gruppe oder die ganze Abteilung schreiben – mit Bildern, PDFs und Umfragen. Mitglieder reagieren, kommentieren und werden per Push und täglicher Zusammenfassung informiert.

Spiele mit Gegner und Treffzeit als Termin, Spielplan aus dem VLW übernehmen, Dienste verteilen, Mitfahrgelegenheiten organisieren und Ergebnisse eintragen.

Jede Gruppe hat im Mitgliederportal einen eigenen Chat – für schnelle Absprachen zwischen Trainern, Mitgliedern und Eltern, mit Bildern und PDFs (Pro).

Ein Textbaustein für die Datenschutzerklärung Ihres Vereins: was die Vereins-App im Mitgliederportal verarbeitet, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.

So verwalten Trainer und Betreuer ihre Gruppe unterwegs im Mitgliederportal: Kader, Termine, Training mit Anwesenheit, Spieltag, Beiträge und Chat.

Datenlücken erkennen, altersbedingte Beitragsabweichungen quittieren, ablaufende Ermäßigungsberechtigungen im Blick behalten und doppelte Mitglieder zusammenführen — alle Qualitätsprüfungen auf einer Seite.

Ablaufende Ermäßigungsberechtigungen (Schüler, Studenten, Azubis) automatisch im Blick behalten, optional per Erinnerungsmail nachfragen, und Mitgliedern das eigenständige Verlängern ermöglichen.

Anfragen direkt an einzelne Mitglieder stellen, Antworten im Thread-Format nachverfolgen und Fälligkeiten überwachen — das integrierte Ticket-System für die Mitgliederkommunikation.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Buchungslaufs — von der Konfiguration bis zum SEPA-Export.

Nach der Plattform-Freigabe: SEPA-Datei einreichen, Rechnungen versenden und den Lauf in die Nachverfolgung überführen.

Rücklastschriften erfassen, Mahnungen versenden, Posten abschreiben oder erstatten — alle Optionen der Nachverfolgung im Überblick.

Kontoumsätze per CAMT.053-Datei importieren und Zahlungen automatisch den Buchungslauf-Posten zuordnen.

Mitglieder offene Beiträge in Teilbeträgen statt auf einen Schlag zahlen lassen — Überblick über Aktivierung, Teilzahlungs-Erfassung und automatische Erkennung per Kontoauszug.

Schritt-für-Schritt-Übersicht: Wie ein neues Mitglied vom Antragslink bis zur Freigabe begleitet wird — und welche Aktionen dabei im Club-Panel verfügbar sind.

Die Detailansicht eines einzelnen Anmeldeantrags: Formularfelder direkt überschreiben, zur Nachbesserung markieren und den Antrag abschließend genehmigen oder ablehnen.

Automatisch versendete E-Mails gestalten: Begrüßungsmail, Mahnung, Buchungsbestätigung und eigene Benachrichtigungsvorlagen.

Benachrichtigungsregeln festlegen: wer wird bei welchem Ereignis wie benachrichtigt — per In-App-Glocke und/oder E-Mail.

Logo, Adresse, Kontaktdaten, Newsletter-Präferenz und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) hinterlegen.

PDFs hinterlegen, die Antragsteller beim Online-Beitritt herunterladen und bestätigen müssen — z.B. Satzung oder Beitragsordnung.

PDF-Vorlagen für Rechnungen, Mahnungen, Kündigungsbestätigungen und Aufnahmebestätigungen gestalten — mit Briefpapier-Hintergrund und Live-Vorschau.

Eigene Felder für das Mitgliederformular und den Beitrittsantrag gestalten — von einfachen Texteingaben bis zu Ja/Nein-Schaltern.

Registrierungsmodus festlegen, Kündigungsstichtag bestimmen, automatische Geburtstagsgrüße einschalten und die dreistufige Datenschutzroutine für ausgetretene Mitglieder konfigurieren.

System-E-Mails, die im Namen des Vereins verschickt werden, inkl. Inhalt protokollieren — hilfreich, wenn eine erwartete E-Mail nicht ankommt.

Alle Vereinsdaten als ZIP mit CSV/PDF-Dateien herunterladen — z.B. wenn der Verein ClubManager verlässt.

Abteilungen anlegen, Mitglieder zuordnen und abteilungsspezifische Beiträge konfigurieren.

Wer darf welche Einstellungen öffnen und ändern? Eine Übersicht, welche Berechtigungen für jeden Menüpunkt unter Clubeinstellungen und Finanzeinstellungen benötigt werden.

Vereinseigene Ämter wie „Kassenwart" oder „Schriftführer" anlegen und Mitgliedern in Abteilungen zuweisen.

Wie Ämter (z.B. Abteilungsleiter, Kassenwart) mit Shield-Rollen verknüpft werden und welche Auswirkungen das auf den Zugriff im Club-Panel hat.

Beitritts-Rabatte, Rechnungskonfiguration, SEPA-Vorlaufzeiten, PayPal-Integration, Mahngebühren, Plattformrechnungen und das Rechnungsnummern-Format konfigurieren.

IBAN, BIC, Gläubiger-ID und weitere Kontodaten hinterlegen — Voraussetzung für SEPA-Lastschriften und Rechnungen.

Beitragstypen anlegen, Zahlungsrhythmus festlegen, Preismodifikatoren für Altersgruppen konfigurieren und im Anmeldeformular anbieten.

Alle vier Reiter des Beitrags-Formulars im Detail: Basis-Informationen, Belegungsregeln, Preisregeln und Altersregeln.

Alle vier Reiter des Beitrags-Formulars im Detail: Basis-Informationen, Belegungsregeln, Preisregeln und Altersregeln.

API-Schlüssel für externe Plugins (z.B. Joomla, WordPress) erzeugen, verwalten und direkt im Handbuch testen.

Zugangsdaten zu einer externen API (z.B. VLW-online/SAMS-Server) hinterlegen, Verbindung testen und Verband/Verein zuordnen.

Buchbare Räume, Hallen und Plätze anlegen — Buchungszeiten, Kapazität, Freigabe-Workflow und Public-Link-Versand konfigurieren.

Einen Raum direkt im Club-Panel buchen — Kalendernavigation, Zeitraum wählen, Wiederholungstermine und bestehende Buchungen verwalten.

Externe Gruppen oder Trainer buchen über einen persönlichen Link — ohne Vereinskonto. Freigabe-Workflow, Stornierung und eigene Buchungsübersicht.

Zeiträume definieren, in denen ein Raum nicht buchbar ist — z.B. Schulferien, Renovierungen oder vereinsinterne Sperrtage.

Kurse und Kursreihen anlegen — Termine, Kapazität, Preise, Zahlungsarten und Trainer konfigurieren.

Aus der Kursliste per Klick einen A4-Aushang mit Kursdaten, Terminen, Preisen und QR-Code zur Online-Anmeldung erzeugen — z. B. für Kindergarten, Schule oder das Schwarze Brett.

Wie Mitglieder und externe Gäste einen veröffentlichten Kurs über die öffentliche Kursseite buchen — inkl. E-Mail-Verifizierung und Zahlungsablauf.

Wie die automatische Warteliste bei ausgebuchten Kursen funktioniert — Nachrücken, Annahmefrist und Benachrichtigungen.

Kursgebühren per SEPA und PayPal gemeinsam abrechnen und Trainer-Honorare nach Kursabschluss auszahlen.

Eine neue Buchung anlegen, die automatische Vorbefüllung nutzen, buchen und bei Bedarf stornieren.

Wie Buchungsläufe, Rücklastschriften und Plattformrechnungen automatisch in der Buchhaltung landen.

Die drei Stammdaten-Bereiche der Buchhaltung und wie sie beim Erfassen einer Buchung zusammenwirken.

Belege per Foto oder PDF in der Inbox erfassen und einer Buchung zuordnen.

Die beiden Auswertungsseiten der Buchhaltung — Jahresüberblick und Kostenstellen-Aufschlüsselung.

Bankbewegungen ohne Bezug zu einem Buchungslauf (Miete, Wareneinkauf etc.) per CAMT-Datei erfassen.

Buchungsstapel und Belege für den Steuerberater als DATEV-EXTF-Export erzeugen.

Bargeldkassen anlegen, Kassenbuch-Buchungen erfassen und Geldtransfers zwischen Bank und Kasse verbuchen.

Ein Support-Ticket erstellen, den Bearbeitungsstatus verfolgen, dem Support-Team temporären Zugriff freigeben und einen Daten-Export bereitstellen.