Datenschutzerklärung — ClubManager

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Alexander Grözinger
Mörikestr. 53
71299 Wimsheim
E-Mail: info@clubmanager.info

Ein gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO nicht erfüllt sind. Bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Adresse.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, sofern nachfolgend nicht ausdrücklich anders angegeben.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den anzuwendenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.

3. Server-Log-Dateien

Der Hosting-Anbieter dieser Website erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser übermittelt:

Browsertyp und -version
Verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL
Hostname des zugreifenden Rechners
Uhrzeit der Serveranfrage
IP-Adresse

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und dem Betrieb der Website).
Speicherdauer: Soweit für den sicheren Betrieb erforderlich.

4. Cookies

4.1 Technisch notwendige Cookies

Diese Website setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies, ohne die die Website nicht funktioniert:

Session-Cookie — speichert Ihre PHP-Session (Login-Status, CSRF-Schutz). Läuft bei Browser-Schließung ab.
XSRF-TOKEN — Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery. Session-basiert.
ClubManager — speichert Ihre Cookie-Einwilligung (365 Tage bei Einwilligung, 30 Tage bei Ablehnung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Dokumentation der Einwilligung).

4.2 Analyse-Cookies (nur mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner erfassen wir anonyme Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Gerätekategorie, Herkunftsland). Die Erfassung erfolgt durch unser eigenes System ohne Einbindung externer Dienste. IP-Adressen werden vor der Speicherung vollständig anonymisiert. Eine Identifizierung einzelner Personen ist nicht möglich. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Speicherdauer: Solange Ihre Einwilligung besteht. Widerruf jederzeit über den Cookie-Banner möglich.

4.3 Portal-Login-Cookie (Mitglieder)

Wenn Sie sich im Mitgliederportal eines Vereins einloggen und die Option „Angemeldet bleiben" aktivieren, wird ein Cookie gesetzt, der Ihren Zugangsstatus für 30 Tage speichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: 30 Tage oder bis zur manuellen Abmeldung.

5. Demo-Zugang

Über unsere Demo-Seite können Sie ClubManager kostenfrei ausprobieren. Dabei wird ein temporärer Demo-Datensatz angelegt. Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig und dient ausschließlich dazu, Sie bei technischen Problemen kontaktieren zu können.

Während der Demo-Sitzung wird ein Session-Cookie gesetzt. Alle Demo-Daten — einschließlich der E-Mail-Adresse — werden nach 60 Minuten Inaktivität automatisch gelöscht bzw. anonymisiert. Die Demo-Datenbank (Vereinsdaten, Mustermitglieder) wird vollständig bereinigt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für die optionale E-Mail-Angabe).
Speicherdauer: E-Mail-Adresse wird spätestens nach 60 Minuten Inaktivität anonymisiert; Demo-Vereinsdaten werden sofort gelöscht.

6. Go-Live-Benachrichtigung

Auf unserer Startseite haben Sie die Möglichkeit, sich per E-Mail über den offiziellen Start von ClubManager benachrichtigen zu lassen. Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich für diesen einmaligen Versand gespeichert und unmittelbar nach Versand der Benachrichtigungs-E-Mail dauerhaft gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Speicherdauer: Bis zum Versand der Go-Live-Benachrichtigung, danach sofortige Löschung.

7. Vereins-Registrierungsanfrage

Wenn Sie eine Registrierungsanfrage für ClubManager stellen, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Vereinsname, Name des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).
Speicherdauer: Bis zur Registrierung oder zur Ablehnung. Im Falle eines Vertragsabschlusses gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre für buchungsrelevante Unterlagen).

8. Datenpanne-Meldeformular

Über das Formular unter clubmanager.info/datenpanne können Sie uns eine Datenschutzverletzung melden. Die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Vereinsname, Beschreibung des Vorfalls) werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Meldung und ggf. zur Erfüllung unserer Meldepflicht gegenüber der Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation).
Speicherdauer: Mindestens 5 Jahre ab Abschluss der Bearbeitung (empfohlene Dokumentationsfrist gemäß Art. 33 Abs. 5 DSGVO).

9. Handbuch-Feedback

Im Bereich Handbuch können Sie optional Feedback zu einzelnen Artikeln einreichen. Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig und dient ausschließlich der Rückfrage bei Bedarf. Eine Veröffentlichung Ihrer Daten erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Qualitätsverbesserung).
Speicherdauer: Die Nachricht wird per E-Mail an uns übermittelt und nicht in einer Datenbank gespeichert. Die Aufbewahrung richtet sich nach unserer internen E-Mail-Retention-Policy.

10. Auftragsverarbeitung

Mit Vereinen, die ClubManager zur Verwaltung ihrer Mitgliederdaten nutzen, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Im Rahmen dieser Auftragsverarbeitung verarbeiten wir personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder ausschließlich nach Weisung des jeweiligen Vereins (Verantwortlicher). Der AVV ist im Produkt direkt einsehbar und wird bei der Registrierung digital unterzeichnet.

11. Hosting und Infrastruktur

Diese Website und die zugehörige Software werden auf Servern der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland betrieben. Die Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (Drittlandtransfer) findet nicht statt.

Der Hoster erstellt automatisch tägliche Backups der Serverdaten. Diese Backups werden für 10 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Personenbezogene Daten, die in der Anwendung gespeichert sind, können daher in Backups für bis zu 10 Tage zusätzlich vorgehalten sein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen und sicheren Betrieb der Website).

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Gegenüber dem oben genannten Verantwortlichen stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern kein gesetzlicher Aufbewahrungsgrund entgegensteht.
Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format verlangen.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) jederzeit widersprechen.
Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z. B. Analyse-Cookies über den Cookie-Banner).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@clubmanager.info

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

14. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand July 2026. Durch die Weiterentwicklung von ClubManager oder aufgrund geänderter gesetzlicher Anforderungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.