Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Alexander Grözinger
Mörikestr. 53
71299 Wimsheim
E-Mail: info@clubmanager.info

Ein gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO nicht erfüllt sind. Bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Adresse.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, sofern nachfolgend nicht ausdrücklich anders angegeben.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den anzuwendenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.

3. Server-Log-Dateien

Der Hosting-Anbieter dieser Website erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser übermittelt:

  • Browsertyp und -version
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und dem Betrieb der Website).
Speicherdauer: Soweit für den sicheren Betrieb erforderlich.

4. Cookies

4.1 Technisch notwendige Cookies

Diese Website setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies, ohne die die Website nicht funktioniert:

  • Session-Cookie — speichert Ihre PHP-Session (Login-Status, CSRF-Schutz). Läuft bei Browser-Schließung ab.
  • XSRF-TOKEN — Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery. Session-basiert.
  • ClubManager — speichert Ihre Cookie-Einwilligung (365 Tage bei Einwilligung, 30 Tage bei Ablehnung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Dokumentation der Einwilligung).

4.2 Analyse-Cookies (nur mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner erfassen wir anonyme Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Gerätekategorie, Herkunftsland). Die Erfassung erfolgt durch unser eigenes System ohne Einbindung externer Dienste. IP-Adressen werden vor der Speicherung vollständig anonymisiert. Eine Identifizierung einzelner Personen ist nicht möglich. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Speicherdauer: Solange Ihre Einwilligung besteht. Widerruf jederzeit über den Cookie-Banner möglich.

4.3 Portal-Login-Cookie (Mitglieder)

Wenn Sie sich im Mitgliederportal eines Vereins einloggen und die Option „Angemeldet bleiben" aktivieren, wird ein Cookie gesetzt, der Ihren Zugangsstatus für 30 Tage speichert.

Bei Vereinen mit Portal-Konto erfolgt die Anmeldung über einen Einmal-Code bzw. Anmelde-Link, den wir an die beim Verein hinterlegte E-Mail-Adresse senden. Code und Link werden nur verschlüsselt (gehasht) gespeichert und sind 15 Minuten gültig. Zum Portal-Konto speichern wir die E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung, – falls aktiviert – die Geräte für Push-Benachrichtigungen (siehe 4.4) und den geheimen Schlüssel eines Kalender-Abos (siehe 4.5).

Ein Portal-Konto gilt für alle Mitglieder, bei denen der Verein dieselbe E-Mail-Adresse hinterlegt hat (Familienkonto, z. B. Eltern und ihre Kinder). Wer sich mit dieser Adresse anmeldet, kann zwischen diesen Mitgliedern wechseln und für sie handeln (z. B. Termine zu- oder absagen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Cookie 30 Tage oder bis zur manuellen Abmeldung; das Portal-Konto, solange der Verein ClubManager nutzt.

4.4 Push-Benachrichtigungen (Mitgliederportal)

Push-Benachrichtigungen sind freiwillig und werden nur aktiviert, wenn Sie dies im Mitgliederportal ausdrücklich einschalten und in Ihrem Browser erlauben. Dabei legt Ihr Browser beim Push-Dienst seines Herstellers ein Push-Abonnement an – je nach Browser und Gerät z. B. bei Google (u. a. Chrome, Android), Microsoft (Edge), Apple (Safari, iPhone/iPad bei als App abgelegtem Portal) oder Mozilla (Firefox; Firefox für Android leitet über Google weiter). Zu Ihrem Portal-Konto speichern wir die Daten dieses Abonnements: die Zustelladresse (Push-Endpoint) und die zugehörigen kryptografischen Schlüssel. Push-Nachrichten weisen auf Neuigkeiten Ihres Vereins hin, etwa neue oder geänderte Termine, Absagen, Erinnerungen, neue Beiträge oder Chat-Nachrichten in Ihren Gruppen. Damit auf dem Sperrbildschirm möglichst wenig zu sehen ist, nennen sie nur die Gruppe und die Art der Neuigkeit (bei Terminen Titel und Zeitpunkt), nicht aber Absender oder Inhalte von Nachrichten und Beiträgen.

Zum Zustellen übergeben wir die Nachricht an den Push-Dienst. Ihr Inhalt wird nach dem Web-Push-Verfahren (RFC 8291) auf unserem Server für Ihren Browser verschlüsselt und ist für den Push-Dienst nicht lesbar. Der Push-Dienst verarbeitet jedoch technische Metadaten, insbesondere Verbindungs-, Geräte- und Zustellungsinformationen (z. B. IP-Adresse, Push-Endpoint, Zeitpunkt). Die Push-Dienste sind keine Auftragsverarbeiter von ClubManager; sie verarbeiten diese Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Die Anbieter haben ihren Sitz teilweise außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Übermittlungen in die USA erfolgen an Anbieter, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); soweit ein Anbieter nicht zertifiziert ist, beruht die Übermittlung auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Einschalten im Portal und der Erlaubnis im Browser erteilen.
Speicherdauer: Bis Sie Push-Benachrichtigungen im Portal oder in Ihren Browser-Einstellungen deaktivieren. Widerruf jederzeit möglich.

4.5 Kalender-Abo (Mitgliederportal)

Im Mitgliederportal können Sie die Termine Ihrer Familie als Kalender abonnieren. Dafür erzeugen wir auf Ihren Wunsch einen persönlichen, geheimen Link. Wer diesen Link kennt, kann die Termine abrufen: Titel, Zeit, Ort, Beschreibung, Ihre Rückmeldung und die Vornamen der eingeladenen Familienmitglieder.

Fügen Sie den Link in einen Online-Kalender ein (z. B. Google Kalender, Outlook.com oder iCloud), ruft dessen Anbieter diese Daten regelmäßig von unseren Servern ab und speichert sie in Ihrem Kalender. Das geschieht auf Ihre Veranlassung; dabei können auch Daten anderer Mitglieder enthalten sein (z. B. in Terminbeschreibungen). Diese Anbieter können ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union haben (insbesondere in den USA). Für die Verarbeitung dort gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Einen neuen Link können Sie jederzeit erzeugen oder das Abo abschalten; der bisherige Link wird damit ungültig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von Ihnen angeforderte Funktion).
Speicherdauer: Der Schlüssel des Links, bis Sie ihn im Portal neu erzeugen oder entfernen oder das Portal-Konto gelöscht wird.

5. Demo-Zugang

Über unsere Demo-Seite können Sie ClubManager kostenfrei ausprobieren. Dabei wird ein temporärer Demo-Datensatz angelegt. Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig und dient ausschließlich dazu, Sie bei technischen Problemen kontaktieren zu können.

Während der Demo-Sitzung wird ein Session-Cookie gesetzt. Alle Demo-Daten — einschließlich der E-Mail-Adresse — werden nach 60 Minuten Inaktivität automatisch gelöscht bzw. anonymisiert. Die Demo-Datenbank (Vereinsdaten, Mustermitglieder) wird vollständig bereinigt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für die optionale E-Mail-Angabe).
Speicherdauer: E-Mail-Adresse wird spätestens nach 60 Minuten Inaktivität anonymisiert; Demo-Vereinsdaten werden sofort gelöscht.

6. Vereins-Registrierungsanfrage

Wenn Sie eine Registrierungsanfrage für ClubManager stellen, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Vereinsname, Name des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).
Speicherdauer: Bis zur Registrierung oder zur Ablehnung. Im Falle eines Vertragsabschlusses gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre für buchungsrelevante Unterlagen).

7. Datenpanne-Meldeformular

Über das Formular unter clubmanager.info/datenpanne können Sie uns eine Datenschutzverletzung melden. Die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Vereinsname, Beschreibung des Vorfalls) werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Meldung und ggf. zur Erfüllung unserer Meldepflicht gegenüber der Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation).
Speicherdauer: Mindestens 5 Jahre ab Abschluss der Bearbeitung (empfohlene Dokumentationsfrist gemäß Art. 33 Abs. 5 DSGVO).

8. Handbuch-Feedback

Im Bereich Handbuch können Sie optional Feedback zu einzelnen Artikeln einreichen. Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig und dient ausschließlich der Rückfrage bei Bedarf. Eine Veröffentlichung Ihrer Daten erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Qualitätsverbesserung).
Speicherdauer: Die Nachricht wird per E-Mail an uns übermittelt und nicht in einer Datenbank gespeichert. Die Aufbewahrung richtet sich nach unserer internen E-Mail-Retention-Policy.

9. Fehlermeldungen aus dem Mitgliederportal

Über „Fehler melden“ im Mitgliederportal können Sie uns Probleme mit dem Portal schildern. Die Meldung geht an uns als Betreiber von ClubManager, nicht an Ihren Verein. Wir speichern Ihre Beschreibung, einen optionalen Screenshot, die Seite, von der aus Sie gemeldet haben, die Browser-Kennung, den Verein sowie Name und Mitgliedsnummer des gewählten Mitglieds. Auf eine Meldung können wir Ihnen per E-Mail an die Adresse Ihres Portal-Kontos antworten; Ihre Meldungen, unsere Antworten und Ihre Rückfragen sehen Sie im Portal unter „Meine Meldungen“.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Fehlerbehebung und Verbesserung der Software).
Speicherdauer: Die Meldung wird samt Screenshot und Antworten 6 Monate nach ihrer Erledigung automatisch gelöscht.

10. Auftragsverarbeitung

Mit Vereinen, die ClubManager zur Verwaltung ihrer Mitgliederdaten nutzen, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Im Rahmen dieser Auftragsverarbeitung verarbeiten wir personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder ausschließlich nach Weisung des jeweiligen Vereins (Verantwortlicher). Der AVV ist im Produkt direkt einsehbar und wird bei der Registrierung digital unterzeichnet.

Das gilt auch für die Vereins-App im Mitgliederportal: Gruppen und deren Mitglieder, Trainer und Verantwortliche, Termine, Trainings und Spiele mit Zu- und Absagen, Anwesenheit, Dienste und Fahrgemeinschaften, Ergebnisse sowie Beiträge, Kommentare, Reaktionen, Umfragen und Chat-Nachrichten mit ihren Anhängen. Welche dieser Funktionen genutzt werden und wer welche Inhalte sieht, legt Ihr Verein fest; Ihr Verein informiert Sie als Verantwortlicher über diese Verarbeitung. Anhänge an Beiträgen und im Chat löscht ClubManager nach der vom Verein eingestellten Frist (Standard 90 Tage), Chat-Nachrichten ebenso (Standard 12 Monate).

11. Hosting und Infrastruktur

Diese Website und die zugehörige Software werden auf Servern der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland betrieben. Die Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (Drittlandtransfer) findet nicht statt – mit Ausnahme der von Ihnen selbst aktivierten Push-Benachrichtigungen, die über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers zugestellt werden (siehe 4.4), und eines von Ihnen selbst eingerichteten Kalender-Abos in einem Online-Kalender (siehe 4.5).

Der Hoster erstellt automatisch tägliche Backups der Serverdaten. Diese Backups werden für 10 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Personenbezogene Daten, die in der Anwendung gespeichert sind, können daher in Backups für bis zu 10 Tage zusätzlich vorgehalten sein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen und sicheren Betrieb der Website).

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Gegenüber dem oben genannten Verantwortlichen stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern kein gesetzlicher Aufbewahrungsgrund entgegensteht.
  • Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format verlangen.
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) jederzeit widersprechen.
  • Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z. B. Analyse-Cookies über den Cookie-Banner).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@clubmanager.info

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

14. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand October 2026. Durch die Weiterentwicklung von ClubManager oder aufgrund geänderter gesetzlicher Anforderungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.