ClubManager — Moderne Vereinsverwaltung
Von einem Vereinspraktiker entwickelt

Die Vereinssoftware,
die wirklich
funktioniert.

Mitglieder, Beiträge, SEPA-Lastschrift und Mitglieder-Portal — alles in einer Plattform, die speziell für die Realität kleiner und mittlerer Vereine entwickelt wurde.

DSGVO-konform · AVV inklusive Hosting in Deutschland

Funktionen

Alles, was ein Verein wirklich braucht

Keine überflüssigen Features, keine Kompromisse bei den wesentlichen Dingen.

Mitgliederverwaltung

Vollständige Mitgliederdatenbank mit Abteilungen, Beitragsklassen und Änderungsanträgen. Import aus Excel, individuell konfigurierbar.

  • Abteilungen und Ämter
  • Excel-Import & -Export
  • Änderungsworkflow für Datenänderung & Kündigung
  • Formularfelder frei definierbar, ganz nach Ihren Bedüfrnissen

Beitragsverwaltung

Vereinsbeiträge abrechnen: SEPA-Lastschrift-Dateien nach CAMT-Standard, Abrechnungsläufe mit einem Klick, flexible Gebührenregeln — inklusive Nachverfolgung offener Posten.

  • SEPA XML / CAMT-Generierung
  • Flexible Beitragsregeln
  • Rechnungen mit Briefpapier als PDF für Druck oder E-Mail-Versand
  • GiroCode auf Rechnung — per Banking-App sofort überweisen
  • Nachverfolgung & Mahnwesen für offene Posten

Mitglied-Selbstverwaltungsportal

Mitglieder können eigenständig ihre Daten einsehen, Änderungen beantragen, kündigen und ihre Daten exportieren — ohne Ihr Zutun.

  • Einsicht in Mitgliedsdaten & Rechnungen
  • Datenänderung erfassen und Änderungsantrag stellen
  • Online-Kündigung
  • Anfragen des Vereins beantworten
  • DSGVO-Datenexport (PDF)

Online-Beitritt

Der Online-Mitgliedsantrag ersetzt das Papierformular: Neuen Mitgliedern einen Link schicken — sie füllen das Formular online aus und stellen direkt einen Antrag. Sie prüfen und schalten frei.

  • E-Mail-verifiziertes Formular
  • SEPA-Mandat digital erfassen
  • Freigabe-Workflow
  • Massive Zeitersparnis: Anträge nur noch prüfen, nicht mehr manuell erfassen

Kommunikation

E-Mail-Vorlagen mit eigenem Briefkopf, Newsletter und Massen-E-Mails an gefilterte Mitgliedergruppen sowie automatische Statusbenachrichtigungen.

  • Individuelle Vorlagen
  • Newsletter mit Empfängerlisten
  • Massen-E-Mail mit Filtern
  • Mitglieder-Anfragen (direktes Ticket-System)
  • Eigener Briefkopf (PDF)

DSGVO & Datenschutz

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive. Hosting ausschließlich auf deutschen Servern. Automatische Datenlöschung.

  • AVV Art. 28 DSGVO inklusive
  • Server in Deutschland
  • Datenpannen-Meldesystem

Kursbuchung

Kurse veröffentlichen, Mitglieder und Gäste melden sich online selbst an — inklusive Warteliste und teilautomatischer Abrechnung der Kursgebühren.

  • Öffentliche Kursanmeldung mit Warteliste
  • Serientermine mit Ferienberücksichtigung & Erinnerungsmails
  • Kursgebühren per PayPal oder SEPA-Lastschrift
  • Trainer-Honorare mit Stundenerfassung & SEPA-Sammelüberweisung

Raumbuchung

Vereinsräume im visuellen Kalender verwalten und für Mitglieder oder extern buchbar machen — mit Freigabe-Workflow und Sperrtagen.

  • Monats- und Tageskalender mit Belegungsübersicht
  • Wiederkehrende Regeltermine
  • Public-Link für externe Buchungen ohne eigenes Konto
  • Optionale Freigabe durch Raumverantwortliche

Für jeden Verein

Eine Vereinssoftware für jede Vereinsart

ClubManager ist eine Vereinssoftware für die tägliche Vereinsverwaltung — ganz gleich, ob Sie einen Sportverein, Musikverein, Kulturverein, Förderverein oder eine andere gemeinnützige Organisation leiten. Mitgliederverwaltung, Beitragsverwaltung mit SEPA-Lastschrift, ein Mitgliederportal zur Selbstverwaltung und die Online-Anmeldung neuer Mitglieder laufen in einer einzigen, DSGVO-konformen Plattform zusammen.

Sportvereine Fußballvereine Turnvereine Tennisvereine Volleyballvereine Handballvereine Musikvereine Blasorchester Chöre Fördervereine Kulturvereine Heimatvereine Schützenvereine Kleintierzuchtvereine Angelvereine Reitvereine Hundesportvereine Karnevalsvereine Tanzvereine Jugendvereine Gemeinnützige Vereine

Schnittstellen

Standardkonforme Anbindungen

ClubManager spricht die Sprache Ihrer Bank, Ihres Verbands und gängiger Zahlungsdienstleister — ohne manuelle Exporte oder Medienbrüche.

SEPA XML / CAMT
ISO 20022 · pain.008

Lastschrift-Dateien im ISO 20022 pain.008-Format — direkt einreichbar bei jeder deutschen Bank ohne weitere Konvertierung.

ZUGFeRD / EN 16931
E-Rechnung-Standard

Rechnungen der Plattform (Clubmanager) an den Verein, werden als ZUGFeRD-konforme PDFs ausgegeben — maschinenlesbar eingebettetes XML, bereit für die E-Rechnungspflicht.

GiroCode (EPC QR)
Sofort-Überweisung

Jede Rechnung enthält einen GiroCode-QR-Code — Mitglieder überweisen den Beitrag per Banking-App mit einem einzigen Scan.

Verbandsmeldungen
DOSB / InterConnect v1.5

Bestandsmeldungen für Landessportbünde (z. B. WLSB) im DOSB-Format — als XML oder XLSX, mit automatischer Zuordnung der Fachverbands-Codes.

Integrationen

ClubManager in Ihrer Vereins-Website

Fertige Plugins binden Daten aus ClubManager direkt in Ihre bestehende Website ein — ohne doppelte Datenpflege.

Joomla-Komponente
Aktuelle Version 1.3.1

Zeigt Mannschaften aus der ClubManager-API im Frontend Ihrer Website an. Reine Datenschnittstelle, keine eigene Team-Verwaltung.

Version 1.3.1 herunterladen

Voraussetzung: Ihr Verein benötigt das Flat-Abo, da die Komponente über die API-Schnittstelle auf Ihre Vereinsdaten zugreift und diese Schnittstelle nur im Flat-Abo freigeschaltet ist.

WordPress-Plugin
Aktuelle Version 1.0.0

Zeigt Mannschaften aus der ClubManager-API im Frontend Ihrer Website an. Reine Datenschnittstelle, keine eigene Team-Verwaltung.

Version 1.0.0 herunterladen

Voraussetzung: Ihr Verein benötigt das Flat-Abo, da das Plugin über die API-Schnittstelle auf Ihre Vereinsdaten zugreift und diese Schnittstelle nur im Flat-Abo freigeschaltet ist.

Die Geschichte dahinter

Aus der Praxis,
für die Praxis.

„Zum TSV Flacht 1903 e.V. gehören mehrere Sportabteilungen – darunter die Binder Blaubären TSV Flacht, deren erste Frauenmannschaft 2025/26 ihre Premierensaison in der 1. Volleyball-Bundesliga bestritt.

Als Leiter der Mitgliederverwaltung bin ich für die Verwaltung von über 700 Mitgliedern verantwortlich – die Verwaltung erfolgte überwiegend mit Excel-Tabellen, wodurch insbesondere die Nachverfolgung der Mitgliedseinzüge einen hohen manuellen Aufwand verursachte. Schnell wurde klar: Die Mitgliederverwaltung musste einfacher, digitaler und effizienter werden – damit mehr Zeit für das Wesentliche im Ehrenamt bleibt.

So entstand ClubManager – entwickelt aus den Anforderungen des Vereinsalltags, für die Praxis und als Lösung, die Ehrenamtliche im Vereinsalltag spürbar entlastet.“

Kein Investor-getriebenes Startup, das Features einbaut, die kein Verein braucht. Sondern eine Plattform, die aus der täglichen Vereinsarbeit heraus entstanden ist — und deshalb die richtigen Probleme löst.

700+
Mitglieder
beim TSV Flacht 1903 e.V., für den ClubManager entwickelt wurde
100%
DSGVO-konform
Hosting & Verarbeitung ausschließlich in Deutschland
1
Ansprechpartner
Direkter Kontakt zum Entwickler — kein anonymes Ticket-System

Preise

Transparent. Fair. Nur zahlen wenn Mehrwert entsteht.

Die meisten Funktionen sind dauerhaft kostenlos. Kosten entstehen erst dann, wenn ClubManager aktiv Beitragseinzüge für Sie abwickelt.

Immer kostenlos — ohne Einschränkung

Mitgliederverwaltung (unbegrenzt viele Mitglieder)
Abteilungen, Ämter & Beitragsklassen
Mitglied-Selbstverwaltungsportal
Online-Beitrittsprozess
Kursbuchungssystem & Raumbuchung
Kommunikation & E-Mail-Vorlagen
Dokumentvorlagen & Briefpapier
Änderungsworkflows & Kündigungen
DSGVO-Datenexport & AVV inklusive
Support per Ticket-System
Nutzungsbasiert

Transaktionsmodell

Zahlen Sie nur wenn Beitragsläufe erstellt werden — proportional zum Volumen, mit klarer Obergrenze.

1,25 %
des Abrechnungsvolumens pro Lauf
max. 69,00 € pro Abrechnungslauf
100 Mitglieder × 40 € Jahresbeitrag 4.000 € → 50,00 € / Lauf
Ab 5.520 € Volumen max. 69,00 € / Lauf
Kein Abrechnungslauf 0 € — dauerhaft kostenlos

Alle Beträge netto zzgl. gesetzlicher MwSt.

Bei Zahlung über externe Zahlungsdienstleister (z. B. PayPal) können zusätzliche Transaktionsgebühren des jeweiligen Anbieters anfallen.
Für größere Vereine
Jährlich

Flat-Abo

Planbare Kosten ohne Transaktionsgebühren — einmal im Jahr zahlen, den Rest des Jahres unbesorgt abrechnen.

149 €
pro Jahr
netto zzgl. MwSt.
Unlimitierte Abrechnungsläufe
Sie unterstützen aktiv die Weiterentwicklung
Ihr Abo finanziert neue Features und den Betrieb — für alle Vereine.
Keine Transaktionsgebühren auf Mitgliedsbeitrags-Buchungsläufe
Alle kostenlosen Features inklusive
Kündigung jederzeit zum Jahresende
Priorisierter Support — Antwort in der Regel innerhalb von 8 Werktagsstunden
+ Kurs-Modul (optional): 69,00 € / Jahr netto — damit entfallen Transaktionsgebühren auch auf Kurs-Buchungsläufe. Bei gleichzeitigem Abschluss mit dem Flat-Abo 10% Rabatt auf den Kurs-Modul-Aufpreis.

Datenmigration als Service

Wir übernehmen den Wechsel aus Ihrem bisherigen System — egal ob Excel, Access-Datenbank oder eine andere Vereinssoftware. Sie liefern die Daten, wir kümmern uns um den Rest.

Basis
149 €
Bis 200 Mitglieder · saubere Excel-Datei · eine Abteilung
Standard
249 €
Bis 500 Mitglieder · mehrere Abteilungen · Beitragsklassen
Komplex
Auf Anfrage
500+ Mitglieder · historische Daten · mehrere Quellen

Alle Preise einmalig, netto zzgl. USt. · Beinhaltet: Mapping, Bereinigung, Import, Prüflauf und Korrekturrunde.

Kostenlose Demo

Erst überzeugen, dann entscheiden.

Starten Sie jetzt eine Demo-Instanz mit realistischen Testdaten. Keine Kreditkarte, keine Registrierung.

1

Formular ausfüllen

Name und E-Mail — fertig. Keine weiteren Angaben nötig.

2

Demo startet sofort

Ihre persönliche Demo-Umgebung mit fiktiven Mitgliedern wird in Sekunden bereitgestellt.

3

Frei ausprobieren

60 Minuten Zeit für alle Funktionen. Wird danach automatisch gelöscht.

Demo jetzt starten

Keine Anmeldung · Keine Kreditkarte · Automatisch gelöscht nach 60 Min.

Ihren Verein jetzt registrieren

Kostenlos einsteigen — Kosten entstehen erst wenn Beitragsläufe erstellt werden. Keine Kreditkarte, keine Mindestlaufzeit.

Kostenlos solange keine Abrechnungsläufe AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive Persönlicher Support Verein & alle Daten jederzeit löschbar

Lieber persönlich?

Vorstellung mit dem Entwickler vereinbaren

Statt selbst durch die Demo zu klicken: Ich zeige Ihnen ClubManager persönlich anhand Ihrer Anforderungen — unverbindlich und kostenlos.

  • Direkter Kontakt zum Entwickler — kein anonymes Ticket-System
  • Termin nach Absprache, per Video-Call oder Telefon

Häufige Fragen zur Vereinssoftware ClubManager

Was ist eine Vereinssoftware?

Eine Vereinssoftware bündelt die Verwaltung eines Vereins in einem System: Mitgliederdaten, Beitragsabrechnung, Kommunikation und Anmeldeprozesse laufen digital statt über Excel-Listen und Papierformulare. ClubManager deckt genau diese Bereiche ab — von der Mitgliederdatenbank bis zum SEPA-Beitragseinzug.

Wie funktioniert eine digitale Vereinsverwaltung?

Mitglieder, Abteilungen, Ämter und Beitragsklassen werden zentral in einer Datenbank gepflegt. Änderungen, die Mitglieder selbst über ihr Portal einreichen — etwa Adressupdates oder Kündigungen —, durchlaufen einen Freigabeprozess durch den Vorstand, bevor sie übernommen werden. Beiträge werden teilautomatisch abgerechnet: Das System berechnet die fälligen Beträge, Einzug und Nachverfolgung offener Zahlungen erfolgen weiterhin manuell, aber mit voller Unterstützung durch das System.

Welche Vereinssoftware ist DSGVO-konform?

Eine DSGVO-konforme Vereinssoftware sollte unter anderem einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) anbieten, Server in der EU nutzen und Mitgliedern einen Datenexport ermöglichen. ClubManager wird in Deutschland gehostet, stellt den AVV direkt bereit und bietet einen DSGVO-Datenexport für Mitgliederdaten.

Wie verwalte ich Mitgliedsbeiträge?

Mitgliedsbeiträge lassen sich in ClubManager über frei definierbare Beitragsklassen abbilden, die automatisch den passenden Mitgliedern zugeordnet werden. Beitragsläufe erstellen die fälligen Buchungen gesammelt, inklusive Mahnwesen bei offenen Zahlungen.

Kann ich SEPA-Lastschriften erstellen?

Ja. ClubManager erzeugt SEPA-Lastschriften im ISO-20022-XML-Format, die Sie direkt bei Ihrer Bank einreichen können — inklusive Sammelläufen für alle fälligen Mitgliedsbeiträge in einem Vorgang.

Wie funktioniert eine Online-Mitgliedsanmeldung?

Interessierte füllen ein Online-Anmeldeformular auf Ihrer Vereinsseite aus; die Daten landen direkt und ohne Abtippen in der Mitgliederverwaltung. Der Vorstand prüft den Antrag und kann ihn bestätigen, bei Unstimmigkeiten selbst korrigieren oder eine Nachbesserung beim Antragsteller anfordern, bevor der Beitritt abgeschlossen wird.

Ist ClubManager kostenlos?

Die Grundfunktionen von ClubManager — Mitgliederverwaltung, Mitgliederportal, Online-Anmeldung und Kommunikation — sind dauerhaft kostenlos nutzbar. Kosten entstehen erst, wenn Sie aktiv Beitragseinzüge über ClubManager abwickeln lassen; dafür stehen ein nutzungsbasiertes Modell und ein planbares Jahres-Abo (Flat-Abo) zur Wahl.