Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, SEPA-Lastschrift und Online-Anmeldung in einem System — statt in fünf verschiedenen Excel-Tabellen und einem E-Mail-Postfach.
Zentrale Mitgliederdatenbank mit Abteilungen, Ämtern und Familienmitgliedschaften.
Frei definierbare Beitragsklassen, automatische Beitragsläufe, SEPA-Lastschrift als Sammellauf.
Interessenten melden sich online an — der Vorstand prüft und bestätigt den Antrag.
Mitglieder pflegen ihre Daten selbst, sehen Rechnungen und stellen Anfragen — ohne Vorstands-E-Mails.
In den meisten Vereinen entsteht die Verwaltung historisch gewachsen: eine Excel-Liste für Mitglieder, ein separates Dokument für Beiträge, E-Mails für Anmeldungen und Änderungen, die irgendwo im Postfach des Kassenwarts landen. Das funktioniert eine Weile — bis der Verein wächst, der Vorstand wechselt oder eine Beitragsabrechnung ansteht und niemand mehr genau weiß, welche Version der Tabelle die aktuelle ist.
Eine Vereinssoftware wie ClubManager löst dieses Problem, indem sie Mitgliederdaten, Beiträge, Kommunikation und Anmeldeprozesse in einem einzigen System zusammenführt, auf das der gesamte Vorstand — nicht nur eine Person — Zugriff hat. Datenänderungen laufen über einen nachvollziehbaren Workflow statt über informelle E-Mails: Mitglieder reichen Änderungen oder eine Kündigung selbst über ihr Portal ein, der Vorstand prüft und bestätigt sie, kann sie bei Unstimmigkeiten korrigieren oder eine Nachbesserung anfordern.
Mitglieder werden mit allen relevanten Daten erfasst, lassen sich Abteilungen und Ämtern zuordnen und können als Familienmitgliedschaft miteinander verknüpft werden. Zusätzliche Formularfelder — etwa eine Vereinsnummer oder eine Trikotgröße — definieren Sie selbst, ohne Programmierkenntnisse. Bestehende Daten übernehmen Sie per Excel-Import, inklusive automatischer Zuordnung zu Beitragsklassen.
Beitragsklassen definieren Sie frei — nach Alter, Mitgliedsstatus oder Abteilung — und ordnen sie automatisch den passenden Mitgliedern zu. Beitragsläufe erzeugen die fälligen Buchungen gesammelt und erstellen daraus SEPA-Lastschriften im ISO-20022-XML-Format, die Sie direkt bei Ihrer Bank einreichen. Bleibt eine Zahlung aus, übernimmt das eingebaute Mahnwesen die Nachverfolgung.
Interessenten füllen ein Online-Anmeldeformular auf Ihrer Vereinsseite aus; die Daten landen direkt und ohne Abtippen in der Mitgliederverwaltung. Der Vorstand prüft jeden Antrag, bevor der Beitritt abgeschlossen wird — Fehler in der Beitrittsformalität entstehen so gar nicht erst.
Über das Mitgliederportal sehen Mitglieder ihre eigenen Daten, Rechnungen und Buchungen ein, können Änderungen beantragen oder kündigen und offene Fragen direkt an den Verein stellen — ohne dass der Vorstand jede Anfrage einzeln per E-Mail beantworten muss.
Eine Vereinssoftware bündelt die Verwaltung eines Vereins in einem System: Mitgliederdaten, Beitragsabrechnung, Kommunikation und Online-Anmeldungen laufen digital statt über Excel-Listen, E-Mail-Verteiler und Papierformulare. ClubManager deckt genau diese Bereiche ab — von der Mitgliederdatenbank bis zum SEPA-Beitragseinzug.
ClubManager ist bewusst allgemein für Vereine gebaut, nicht für eine einzelne Sparte — Sportvereine, Musikvereine, Fördervereine und andere gemeinnützige Vereine nutzen dieselbe Software. Vereinsspezifisch sind nur einzelne Funktionen wie Mannschaftsverwaltung oder Verbandsmeldungen, die sich unabhängig voneinander nutzen lassen.
Die Grundfunktionen — Mitgliederverwaltung, Mitgliederportal, Online-Anmeldung und Kommunikation — sind dauerhaft kostenlos. Kosten entstehen erst, wenn Sie aktiv Beitragseinzüge über ClubManager abwickeln lassen; dafür stehen ein nutzungsbasiertes Modell und ein planbares Jahres-Abo zur Wahl.
Nein. Bestehende Mitgliederdaten lassen sich per Excel-Import übernehmen, inklusive automatischer Zuordnung zu Beitragsklassen und Abteilungen. Ein Export ist jederzeit wieder möglich — Ihre Daten sind nicht in ClubManager eingesperrt.
Ja. ClubManager wird in Deutschland gehostet, stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) direkt bereit und ermöglicht Mitgliedern einen eigenen Datenexport über das Mitgliederportal.
Ja, über die Demo-Funktion können Sie ClubManager mit Beispieldaten ausprobieren, bevor Sie Ihren eigenen Verein registrieren.