Beitragsklassen, SEPA-Sammellastschrift, Mahnwesen und Rechnungen — die komplette Beitragsabrechnung in einem Buchungslauf statt in Handarbeit.
Grundfunktionen dauerhaft kostenlos · Kosten nur bei aktiver Beitragsabwicklung
Frei definierbar nach Alter, Status oder Abteilung, automatisch zugeordnet.
ISO-20022-XML für alle fälligen Beiträge in einem Vorgang, direkt bankfertig.
Mehrstufig, mit optionaler Zahlungserinnerung vor der ersten Mahnung.
Rechnungen nach EN 16931 mit eingebetteten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten.
Die Beitragsabrechnung ist in vielen Vereinen der aufwendigste Teil der Verwaltung: Wer hat schon bezahlt, wer noch nicht, welcher Betrag gilt für wen, und wie schreibt man 80 Überweisungsträger, ohne sich zu vertippen? Eine digitale Beitragsverwaltung automatisiert genau diesen Teil.
In ClubManager definieren Sie Beitragsklassen einmal — etwa „Erwachsene“, „Kinder & Jugendliche“ oder „Fördermitglieder“ — und ordnen sie den Mitgliedern zu. Ein Buchungslauf erfasst anschließend alle fälligen Beiträge auf einmal und erzeugt daraus SEPA-Lastschriften oder Rechnungen, statt dass Sie jedes Mitglied einzeln abrechnen.
Für Mitglieder mit SEPA-Mandat erzeugt ClubManager eine Sammellastschrift im ISO-20022-XML-Format — dem Format, das Banken für den Lastschrifteinzug verlangen. Die Datei reichen Sie direkt ein; kommt eine einzelne Lastschrift als Rückläufer zurück, verarbeitet ClubManager das automatisch weiter, statt dass Sie das manuell nachhalten müssen.
Bleibt eine Zahlung aus, läuft die Nachverfolgung über ein mehrstufiges Mahnwesen — optional beginnend mit einer gebührenfreien Zahlungserinnerung, bevor die erste offizielle Mahnung verschickt wird. Der aktuelle Stand jedes offenen Postens ist jederzeit einsehbar, ohne eine separate Liste zu pflegen.
Nicht jedes Mitglied möchte oder kann per SEPA-Lastschrift zahlen. Für diese Fälle erstellt ClubManager reguläre Rechnungen — auf Wunsch als ZUGFeRD-Rechnung nach dem europäischen Standard EN 16931, mit eingebetteten strukturierten Daten, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen.
Die Mitgliederverwaltung selbst ist kostenlos. Kosten entstehen erst, wenn Sie aktiv Beitragseinzüge über ClubManager abwickeln lassen — wahlweise nutzungsbasiert oder über ein planbares Jahres-Abo.
Ja. Beitragsklassen definieren Sie frei — etwa nach Alter, Mitgliedsstatus oder Abteilung — und ordnen sie automatisch den passenden Mitgliedern zu. Ein Kind zahlt so automatisch einen anderen Beitrag als ein Erwachsener, ohne manuelle Zuordnung pro Person.
ClubManager erzeugt aus einem Buchungslauf eine SEPA-Sammellastschrift im ISO-20022-XML-Format für alle fälligen Mitgliedsbeiträge in einem Vorgang. Die Datei reichen Sie direkt bei Ihrer Bank ein — inklusive Rückläufer-Verarbeitung, falls einzelne Lastschriften platzen.
Offene Zahlungen durchlaufen ein eingebautes Mahnwesen mit mehreren Stufen, inklusive optionaler Zahlungserinnerung vor der ersten Mahnung. Sie behalten jederzeit den Überblick, welche Beiträge offen sind und wie weit die Mahnung bereits fortgeschritten ist.
Ja, beide Zahlungswege lassen sich parallel nutzen. Mitglieder ohne SEPA-Mandat erhalten stattdessen eine Rechnung zur Überweisung, wahlweise als ZUGFeRD-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten.
Nein. Ein Buchungslauf erfasst alle fälligen Beiträge auf einmal, erzeugt die passenden Rechnungen bzw. SEPA-Lastschriften gesammelt und versendet sie automatisch per E-Mail an die betroffenen Mitglieder.