Buchungen erfassen, buchen und stornieren

Neue Buchung anlegen

Klicken Sie unter Buchhaltung → Buchungen auf Neu. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Art — Einnahme oder Ausgabe (nach dem Anlegen nicht mehr änderbar).

• Belegdatum

• Kategorie — wählen Sie hier eine passende Kategorie (z.B. „Mitgliedsbeiträge", „Spenden"), befüllt automatisch Konto, Sphäre und Kostenstelle mit den dort hinterlegten Standardwerten.

• Konto — aus dem Kontenrahmen; die Auswahl übernimmt automatisch den am Konto hinterlegten Standard-Steuercode.

• Sphäre (Gemeinnützigkeit) — Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

• Kostenstelle — optional, z.B. zur Zuordnung zu einer Abteilung.

• Buchungstext

• Betrag brutto — „davon Netto" und „davon Steuer" werden anhand des gewählten Steuercodes automatisch berechnet und sind nicht direkt editierbar.

• Steuercode, Rechnungs-/Belegnummer

• Zahlungsart, Mitglied (falls zutreffend) oder Zahler/Lieferant (Freitext) für externe Rechnungssteller.

• Notizen

Eine neu angelegte Buchung ist zunächst ein Entwurf.

Buchen

Über das ⋯-Menü am Ende einer Zeile in der Buchungsliste wählen Sie Buchen. Vor dem eigentlichen Buchen prüft das System auf mögliche Auffälligkeiten und zeigt sie — falls vorhanden — als Warnung im Bestätigungsdialog an (der Button heißt dann „Trotzdem buchen" statt „Buchen"). Geprüft wird:

• Betrag ist 0,00 € oder negativ.

• Das gewählte Konto passt vom Typ her nicht zur Buchungsart (Einnahme/Ausgabe).

• Eine steuerpflichtige Sphäre (Zweckbetrieb/Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) hat keinen oder einen als „nicht steuerbar" markierten Steuercode.

• Keine Kategorie hinterlegt (diese Warnung ist standardmäßig aktiv).

• Keine Kostenstelle hinterlegt (diese Warnung ist standardmäßig deaktiviert — beide Warnungen lassen sich unter Einstellungen → Buchhaltungseinstellungen → Warnungen beim Buchen einzeln umschalten).

Diese Warnungen blockieren das Buchen nicht — sie sind ein Hinweis, kein Verbot. Nach dem Buchen erhält die Buchung eine fortlaufende Journalnummer und ist nicht mehr änderbar.

Stornieren

Eine bereits gebuchte Buchung lässt sich über dasselbe ⋯-Menü stornieren — dafür ist ein Grund anzugeben. Das System legt eine Gegenbuchung an; die ursprüngliche Buchung bleibt zur Nachvollziehbarkeit unverändert bestehen. Eine Buchung, die bereits storniert wurde, lässt sich kein zweites Mal stornieren.

Buchungsliste: Suchen, Filtern, Sortieren

Über den Kopfzeilen der Tabelle lassen sich Buchungen nach Art, Status, Kategorie und Kostenstelle filtern (nur Werte, die tatsächlich vorkommen, werden als Option angeboten). Die Suche durchsucht den Buchungstext. Ein Klick auf „Journal-Nr.", „Datum", „Buchungstext" oder „Betrag" sortiert danach. Die Fußzeile zeigt die Summe aller Buchungen, die dem aktuellen Filter entsprechen. Löschen ist nur für Entwürfe möglich, nicht für bereits gebuchte oder stornierte Buchungen.