Buchungen erfassen, buchen und stornieren — Handbuch

Neue Buchung anlegen

Klicken Sie unter Buchhaltung → Buchungen auf Neu. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Art — Einnahme oder Ausgabe (nach dem Anlegen nicht mehr änderbar).
Belegdatum
Kategorie — wählen Sie hier eine passende Kategorie (z.B. „Mitgliedsbeiträge", „Spenden"), befüllt automatisch Gegenkonto, Sphäre und Kostenstelle mit den dort hinterlegten Standardwerten.
Gegenkonto — aus dem Kontenrahmen (Ertrags-/Aufwandskonto); die Auswahl übernimmt automatisch den dort hinterlegten Standard-Steuercode. Das Konto (Ihr Vereinskonto/Ihre Kasse) wird über das Feld „Vereinskonto" im Abschnitt „Zahlung" gewählt bzw. aus der Kategorie vorbelegt.
Sphäre (Gemeinnützigkeit) — Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.
Kostenstelle — optional, z.B. zur Zuordnung zu einer Abteilung.
Buchungstext
Betrag brutto — „davon Netto" und „davon Steuer" werden anhand des gewählten Steuercodes automatisch berechnet und sind nicht direkt editierbar.
Steuercode, Rechnungs-/Belegnummer
Zahlungsart, Mitglied (falls zutreffend) oder Zahler/Lieferant (Freitext) für externe Rechnungssteller.
Notizen

Eine neu angelegte Buchung ist zunächst ein Entwurf.

Buchen

Über das ⋯-Menü am Ende einer Zeile in der Buchungsliste wählen Sie Buchen. Vor dem eigentlichen Buchen prüft das System auf mögliche Auffälligkeiten und zeigt sie — falls vorhanden — als Warnung im Bestätigungsdialog an (der Button heißt dann „Trotzdem buchen" statt „Buchen"). Geprüft wird:

Betrag ist 0,00 € oder negativ.
Das gewählte Gegenkonto passt vom Typ her nicht zur Buchungsart (Einnahme/Ausgabe).
Eine steuerpflichtige Sphäre (Zweckbetrieb/Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) hat keinen oder einen als „nicht steuerbar" markierten Steuercode.
Keine Kategorie hinterlegt (diese Warnung ist standardmäßig aktiv).
Keine Kostenstelle hinterlegt (diese Warnung ist standardmäßig deaktiviert — beide Warnungen lassen sich unter Einstellungen → Buchhaltungseinstellungen → Warnungen beim Buchen einzeln umschalten).

Diese Warnungen blockieren das Buchen nicht — sie sind ein Hinweis, kein Verbot. Nach dem Buchen erhält die Buchung eine fortlaufende Journalnummer und ist nicht mehr änderbar.

Stornieren

Eine bereits gebuchte Buchung lässt sich über dasselbe ⋯-Menü stornieren — dafür ist ein Grund anzugeben. Das System legt eine Gegenbuchung an; die ursprüngliche Buchung bleibt zur Nachvollziehbarkeit unverändert bestehen. Eine Buchung, die bereits storniert wurde, lässt sich kein zweites Mal stornieren.

Buchungsliste: Suchen, Filtern, Sortieren

Über den Kopfzeilen der Tabelle lassen sich Buchungen nach Art, Status, Kategorie und Kostenstelle filtern (nur Werte, die tatsächlich vorkommen, werden als Option angeboten). Die Suche durchsucht den Buchungstext. Ein Klick auf „Journal-Nr.", „Datum", „Buchungstext" oder „Betrag" sortiert danach. Die Fußzeile zeigt die Netto-Summe (Einnahmen abzüglich Ausgaben) aller Buchungen, die dem aktuellen Filter entsprechen — Ausgaben werden in der Betrag-Spalte dafür rot und mit Minus dargestellt. Löschen ist nur für Entwürfe möglich, nicht für bereits gebuchte oder stornierte Buchungen.

Spalten ein-/ausblenden

Über den Button Spalten oberhalb der Tabelle lassen sich Art, Status, Kategorie, Kostenstelle sowie die Spalten Konto und Gegenkonto einzeln ein- oder ausblenden — die Auswahl merkt sich Ihr Browser für den nächsten Besuch.

Details ansehen

Der Buchungstext ist in der Tabelle gekürzt. Über das ⋯-Menü und dort Details öffnen Sie eine schreibgeschützte Übersicht mit dem vollständigen Buchungstext sowie allen weiteren Angaben zur Buchung (Konto, Gegenkonto, Netto/Steuer/Brutto, Zahlungsart, Storno-Verknüpfung etc.) — unabhängig vom Status, also auch für bereits gebuchte oder stornierte Zeilen.