Beitrag bearbeiten — Handbuch

Wo zu finden

Öffnen Sie Finanzeinstellungen → Beiträge und klicken Sie auf Neuer Beitrag bzw. auf einen bestehenden Beitrag. Das Formular gliedert sich in vier Reiter: Allgemein, Belegungsregeln, Preisregeln und Altersregeln. Nur der erste Reiter ist zum Speichern erforderlich — alle anderen sind optional und nur bei Bedarf relevant.

Reiter „Allgemein"

Basis-Informationen

Bezeichnung: Interner Name des Beitragstyps, z.B. „Aktivenbeitrag". Erscheint in Listen und Auswahlfeldern, nicht zwingend auf der Rechnung.
Zielkonto (Bankverbindung): Das Vereinskonto, auf das dieser Beitrag eingezogen bzw. dem er in der Buchhaltung zugeordnet wird. Muss vorher unter Vereinskonten angelegt sein.
Buchungstext: Text auf Kontoauszug und Rechnung, z.B. Mitgliedsbeitrag {{year}}. Der Platzhalter {{year}} wird beim Einzug automatisch durch das Abrechnungsjahr ersetzt.
Abteilungsbeitrag: Aktivieren, wenn der Beitrag automatisch fällig wird, sobald ein Mitglied der gewählten Abteilung beitritt. Ist diese Option aktiv, erscheint darunter das Pflichtfeld Abteilung.
Im Anmeldeformular anbieten: Aktivieren, damit Antragsteller diesen Tarif im öffentlichen Anmeldeformular selbst auswählen können.

Hinweis: „Abteilungsbeitrag" und „Im Anmeldeformular anbieten" schließen sich gegenseitig aus — aktivieren Sie eine der beiden Optionen, schaltet ClubManager die jeweils andere automatisch wieder aus. Ein Beitrag ist entweder an eine Abteilungsmitgliedschaft gekoppelt oder frei über das Anmeldeformular wählbar, nicht beides.

Konditionen & Fälligkeit

Standard-Betrag: Gilt, solange für den Abrechnungsstichtag keine Preisstufe hinterlegt ist.
Rhythmus: Monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich oder einmalig.
Monat: Nur bei quartalsweisem, halbjährlichem oder jährlichem Rhythmus sichtbar — legt fest, in welchem Monat des Zyklus der Beitrag fällig wird.
Tag: Der Tag innerhalb des Fälligkeitsmonats (1–31), unabhängig vom Rhythmus immer anzugeben.

Geplante Beitragsanpassungen (Preisstufen): Über „Beitragsanpassung hinzufügen" lassen sich künftige Erhöhungen oder Senkungen schon jetzt hinterlegen — jeweils mit „Gültig ab"-Datum und Betrag. Beim Buchungslauf wählt ClubManager automatisch die zum Abrechnungsstichtag gültige Stufe; vor der ersten Stufe gilt der Standard-Betrag.

Reiter „Belegungsregeln"

Dieser Reiter ist nur relevant, wenn der Beitrag im Anmeldeformular angeboten wird — er steuert, wie viele Personen sich mit diesem Tarif zusammen anmelden dürfen.

Slots & Personenzahlen

Min./Max. Personen (altersunabhängig): Gesamtanzahl Personen ohne Unterscheidung nach Alter — nutzen Sie diese Felder für einfache Einzel- oder Familientarife ohne Erwachsenen-/Kinder-Differenzierung.
Min./Max. Erwachsene und Min./Max. Kinder: Getrennte Grenzen, wenn ein Tarif z.B. genau ein Elternteil plus mindestens ein Kind erfordert. Lassen Sie die altersunabhängigen Felder leer, sobald Sie diese Felder verwenden.
Kinder bis max. Alter: Bis zu welchem Alter jemand als „Kind" zählt. Leer = unter 18 Jahre.

Hinweis: Leere Felder bedeuten „keine Einschränkung" (bei Max.-Feldern: unbegrenzt, bei Min.-Feldern: 0). Ein Familientarif für 1–2 Erwachsene und beliebig viele Kinder braucht also nur „Min. Erwachsene = 1" und „Max. Erwachsene = 2" — die Kinder-Felder bleiben leer.

Sichtbarkeit & Beschreibung

Erlaubte Abteilungen: Ohne Auswahl steht der Tarif in allen Abteilungen zur Wahl. Mit Auswahl erscheint er im Anmeldeformular nur, wenn eine der gewählten Abteilungen betroffen ist.
Kurzbeschreibung für Antragsteller: Kurzer erklärender Text, der Antragstellern im Anmeldeformular direkt beim Tarif angezeigt wird, z.B. „Für Einzelmitglieder ab 18 Jahren".

Reiter „Preisregeln"

Preisregeln (Modifikatoren) überschreiben den Standard-Betrag, wenn bestimmte Bedingungen auf das jeweilige Mitglied zutreffen — z.B. ein ermäßigter Jugendtarif. Über „Weitere Preisregel hinzufügen" legen Sie beliebig viele Regeln an; per Drag-and-Drop legen Sie die Prüfreihenfolge fest.

Prioritäts-Logik: Die Regeln werden von oben nach unten geprüft. Sobald alle Bedingungen einer Regel zutreffen, wird deren Preis genommen und alle folgenden Regeln ignoriert. Innerhalb einer Regel werden mehrere Bedingungen immer mit UND verknüpft.

Jede Preisregel besteht aus:

Bezeichnung (erscheint auf der Rechnung) und Betrag.
Interne Beschreibung — nur intern sichtbar, nicht auf der Rechnung.
Bedingungen: Je Bedingung ein Feld (Systemfelder wie Alter, Geburtsdatum, Gruppentarif/abhängiges Mitglied, „Ermäßigungsberechtigt bis", oder eigene Formularfelder aus dem Formular-Designer), ein Vergleichsoperator (ist gleich, ist ungleich, größer/kleiner als, größer/kleiner gleich) und ein Vergleichswert. Bei den Feldern „Ermäßigungsberechtigt bis" und „Geburtsdatum" bezieht sich der Vergleichswert auf ein Datum relativ zum heutigen Tag.
Geplante Beitragsanpassungen: Wie im Reiter „Allgemein" lassen sich auch pro Preisregel eigene, zeitlich gestaffelte Preisstufen hinterlegen.

Beispiel-Setup für einen Jugendtarif:
Regel „Jugendtarif": Bedingung Alter < 18 → Betrag 30,00 €.
Darunter keine weitere Regel → Standard-Betrag 60,00 € gilt für alle anderen.

Reiter „Altersregeln"

Altersregeln lösen keine automatische Preisänderung aus, sondern erzeugen eine Warnung im Dashboard, sobald ein Mitglied ein bestimmtes Alter erreicht — z.B. als Erinnerung, die Beitragskategorie eines Kindes zu prüfen, wenn es volljährig wird. Die Warnung bleibt sichtbar, bis sie von einem Nutzer quittiert wird. ClubManager prüft die Regeln täglich; bei mehreren Regeln gewinnt die erste zutreffende.

Über „Altersregel hinzufügen" legen Sie beliebig viele Regeln an, jeweils mit:

Regelname: Interner Name, z.B. „Volljährigkeits-Prüfung".
Warnung ab Alter: Ab welchem Alter die Warnung erscheint.
Ausnahme gilt bis max. Alter und Ausnahme-Systemfeld (aktuell nur „Ermäßigungsberechtigt bis" verfügbar): Ist das gewählte Feld gesetzt und liegt in der Zukunft, wird die Warnung bis zum angegebenen Ausnahme-Alter unterdrückt — z.B. um Schüler/Auszubildende von der Volljährigkeits-Warnung auszunehmen.
Warnungstext: Der Text, der im Dashboard angezeigt wird, z.B. „Mitglied ist 18+ — Beitragskategorie prüfen".
Nur für Kinder in Familientarifen: Beschränkt die Regel auf abhängige Mitglieder, deren Hauptmitglied mindestens 16 Jahre älter ist — so wird z.B. bei Partnertarifen mit ähnlichem Alter keine Warnung ausgelöst.

Nach dem Speichern

Ist der Beitrag als Abteilungsbeitrag mit ausgewählter Abteilung angelegt, weist ClubManager ihn automatisch allen bereits bestehenden Mitgliedern dieser Abteilung zu — Sie müssen den Beitrag also nicht nachträglich manuell an vorhandene Mitglieder verteilen.