Kategorien, Kontenrahmen & Kostenstellen

Wo finde ich die Stammdaten?

Kategorien, Kontenrahmen und Kostenstellen verwalten Sie unter Einstellungen → Buchhaltungseinstellungen — dort finden Sie auch „Warnungen beim Buchen" (s. Artikel „Buchungen erfassen, buchen und stornieren").

Kontenrahmen

Ihr Verein startet mit einem vorbefüllten Kontenrahmen nach SKR 42 (dem für Vereine, Stiftungen und gGmbHs gedachten DATEV-Kontenrahmen). Jedes Konto hat eine Kontonummer, eine Bezeichnung, eine Art (Einnahme/Ausgabe), eine Standard-Sphäre und optional einen Standard-Steuercode. Die vorbefüllten Standard-Konten lassen sich nicht löschen, eigene zusätzliche Konten schon.

Kategorien

Kategorien (z.B. „Mitgliedsbeiträge", „Spenden", „Miete") sind die Ebene, die Sie beim Erfassen einer Buchung tatsächlich auswählen — sie bringen ein Standard-Konto, eine Standard-Sphäre, optional eine Standard-Kostenstelle und eine Farbe mit, die automatisch in die Buchung übernommen werden. Auch hier gibt es vorbefüllte Standard-Kategorien; eigene lassen sich ergänzen, deaktivieren oder (falls nicht systemseitig) löschen.

Kostenstellen

Kostenstellen bilden Ihre Abteilungsstruktur ab — z.B. eine Kostenstelle je Abteilung. Optional lässt sich eine Kostenstelle mit einer bestehenden Abteilung verknüpfen; das ist die Grundlage für die Kostenstellen-Auswertung (s. Artikel „Auswertungen"), in der ein Abteilungsleiter dann nur die eigene(n) Kostenstelle(n) sieht.

Zusammenspiel

Beim Anlegen einer Buchung wählen Sie zuerst die Kategorie — sie befüllt Konto, Sphäre und Kostenstelle automatisch vor, Sie können jedes Feld danach noch überschreiben. Wählen Sie stattdessen zuerst ein Konto, wird zumindest der dort hinterlegte Standard-Steuercode automatisch übernommen.