Nachverfolgung & Mahnwesen — Handbuch

Die Nachverfolgung öffnen

Sobald ein Buchungslauf den Status In Verarbeitung oder Nachverfolgung hat, können Sie ihn in der Liste anklicken. Die Detailseite zeigt die Schaltzentrale oben — alle verfügbaren Aktionen auf einen Blick — gefolgt von den Status-Kacheln und der Postenübersicht.

Status-Kacheln

Die fünf Kacheln geben einen schnellen Überblick:

Gesamt — alle Posten des Laufs.
Bezahlt — eingegangene Zahlungen mit Gesamtsumme.
Offen / Mahnung — noch ausstehende Posten inkl. laufender Mahnungen.
Rücklastschriften — zurückgebuchte SEPA-Lastschriften.
Erstattet — manuell erstattete Posten, inkl. SEPA pain.001 Download.

TIPP: Klicken Sie auf eine Kachel, um die Tabelle direkt auf diesen Status zu filtern. Alternativ können Sie auch die Filter-Buttons neben dem Suchfeld nutzen

Nachverfolgung einzelner Posten

Mit den Aktionsbuttons in der letzten Spalte können Sie die Nachverfolgung für einzelne Posten steuern

Posten manuell als bezahlt markieren

Für Barzahler oder Überweisungen: Klicken Sie beim Posten auf Bezahlt. Alternativ nutzen Sie den CAMT-Import (Schaltzentrale → CAMT importieren), um Kontoumsätze automatisch zuzuordnen.

Nach dem Bezahlt-Setzen wird das nächste Fälligkeitsdatum für dieses Mitglied automatisch vorrückt — kein manueller Eingriff nötig.

Rücklastschrift erfassen

Kam eine SEPA-Lastschrift zurück? Klicken Sie auf Rücklastschrift und tragen Sie optional den Grund ein (z.B. „Konto nicht gedeckt"). Der Posten wechselt auf den Status Rücklastschrift. Folgeaktionen:

Rechnung senden — erstellt automatisch eine Rechnung inkl. Rücklastschriftgebühr und versendet sie per E-Mail an den Zahler. Der Posten wechselt auf Rechnungszahlung. Die SEPA-Daten des Mitglieds werden markiert und das Mitglied wird auf Rechnungszahler umgestellt.

Mahnungen

Mahnungen können für alle Posten gesendet werden, die noch ausstehend (oder mit Rücklastschrift) sind. Es gibt zwei Mahnstufen:

1. Mahnung — verfügbar für ausstehende Posten ohne bisherige Mahnung.
2. Mahnung — verfügbar nach versendeter 1. Mahnung.

Jede Mahnung erzeugt ein PDF (über Ihre E-Mail-Vorlage) und versendet es per E-Mail. Mahngebühr und Frist können in den Finanzeinstellungen konfiguriert werden.

Abschreiben

Ist ein Beitrag uneinbringlich, können Sie ihn abschreiben. Damit wird der Posten als erledigt markiert, das nächste Fälligkeitsdatum des Mitglieds rückt vor und der Beitrag erscheint nicht mehr in der offenen Summe. Außerdem

Hinweis: Abschreiben kann nicht rückgängig gemacht werden. Nutzen Sie Wiedereröffnen, falls ein Posten versehentlich abgeschrieben wurde.

Wiedereröffnen

Bezahlte, abgeschriebene oder erstattete Posten können über Wiedereröffnen zurück auf „Ausstehend" gesetzt werden — z.B. bei einer versehentlichen Buchung.

Erstatten (SEPA pain.001)

Für bezahlte Posten, die zurückerstattet werden sollen:

Klicken Sie beim bezahlten Posten auf Erstatten.
Wählen Sie, ob Aufschläge (Mahngebühren, Rücklastschriftgebühr) mit erstattet werden sollen.
Optional: Beitragsauftrag des Mitglieds deaktivieren (kein weiterer Einzug).
Der Posten wechselt auf Erstattet.

Über die türkise Kachel Erstattet oder den Button in der jeweiligen Zeile laden Sie die SEPA pain.001-Datei (Sammelüberweisung) herunter. Diese Datei reichen Sie direkt in Ihrem Banking-Programm oder über das Online-Portal Ihrer Bank ein — die Bank überweist damit den Betrag vom Vereinskonto zurück an die Mitglieder.

Der Download-Zeitstempel wird gespeichert. Neu erstellte Erstattungen, die noch nicht heruntergeladen wurden, werden als „Neue" hervorgehoben.

Sammelverbuchung

Mit der Sammelverbuchung (Schaltzentrale) können Sie alle Posten eines bestimmten Status auf einmal auf einen neuen Status setzen — z.B. alle ausstehenden Posten als bezahlt markieren oder alle Rücklastschriften abschreiben.

Wählen Sie:

Quell-Status (Mehrfachauswahl): welche Posten betroffen sind.
Ziel-Status: Bezahlt oder Abgeschrieben.

Buchungslauf abschließen

Der Lauf schließt sich automatisch, sobald alle Posten einen terminalen Status haben (bezahlt, abgeschrieben, erstattet). Alternativ können Sie ihn manuell über Nachverfolgung abschließen in der Schaltzentrale beenden — auch wenn noch offene Posten vorhanden sind.

Nach dem Abschluss ist die Ansicht schreibgeschützt. Die vollständige Historie aller Posten bleibt einsehbar.